Vài nét về con người, văn hóa kinh doanh ở Nhật Bản
Hiện nay Nhật là đối tác làm ăn lớn và có triển vọng ở thị trường Việt Nam. Việc tìm hiểu văn hoá kinh doanh của người Nhật giúp ta có thể học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm quý báu trong các phương thức, quan niệm và mô hình quản lý, làm việc hiệu quả của họ… đặc biệt là lĩnh vực “đàm phán”.
Nhật Bản là quốc gia có tính đồng nhất về sắc dân và văn hóa. Xã hội Nhật Bản có các nét đặc biệt về giao thiệp. Người Nhật thường cúi chào bằng cách gập người xuống và độ hạ thấp tùy thuộc địa vị xã hội của cả hai người. Đây là một dấu hiệu quan trọng để tỏ lộ sự kính trọng.
Một nét phong tục khác là việc trao đổi danh thiếp. Mỗi lần giới thiệu hay gặp mặt đều cần tới tấm danh thiếp và việc nhận tấm danh thiếp bằng hai tay là một cử chỉ lễ độ. Tấm danh thiếp được in rõ ràng và không được viết tay trên đó. Trong việc giao thiệp, người Nhật thường không thích sự trực tiếp và việc trung gian đóng một vai trò quan trọng trong cách giải quyết mọi hoàn cảnh khó khăn.
Cũng như đối với nhiều người châu Á khác, người ngoại quốc tới Nhật Bản cần phải bình tĩnh trước mọi điều không vừa ý, không nên nổi giận và luôn luôn nên nở nụ cười.
Nhật Bản có một nền văn hoá và trạng thái tâm lý khá thống nhất và tự cho họ là dòng giống thượng đẳng, tự tôn dân tộc cao….
Họ vừa hiếu khách, vừa dè dặt trong giao tiếp, quan hệ với người khác, vừa tự tôn dân tộc, vừa tự ti, mặc cảm, có thái độ bài ngoại
Tâm hồn Nhật Bản có nét chung là yêu cái đẹp. Lòng trung thành là điều quan trọng nhất.
Một vài đặc điểm văn hóa của Nhật Bản
Phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Nhật Bản mang những đặc tính cơ bản sau:
* Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc
Xã hội Nhật Bản luôn được biết đến như là một xã hội chính thống, ý thức đẳng cấp rất cao, nó buộc mọi người phải có lễ nghi và trật tự thứ bậc trong quan hệ không chỉ trong gia đình mà còn trong cả các mối quan hệ xã hội. Điều này cũng được thể hiện trong đàm phán giao dịch ngoại thương. Người Nhật luôn tỏ ra lịch lãm ôn hòa không làm mất lòng đối phương, nhưng phía sau sự biểu hiện đó lại ẩn chứa một phong cách đàm phán đúng nghĩa “Tôi thắng anh bại”- điển hình vô tình của người Nhật.
* Coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng bại
Đối với người Nhật thì đàm phán là một cuộc đấu tranh hoặc thắng hoặc bại, có thể nói là họ theo chiến lược đàm phán kiểu cứng tuy nhiên khi họ đưa ra yêu cầu thì những yêu cầu đó vừa phải đảm bảo khả năng thắng lợi cao song cũng phải đảm bảo lễ nghi, lịch sự theo đúng truyền thống của họ. Và chính lễ nghi này đã giúp họ đạt được thắng lợi. Do đó trong đàm phán, khi đối mặt hoặc công khai đấu tranh với đối phương, họ không tỏ ra phản ứng ngay, họ biết cách sử dụng khéo léo những tài liệu có trong tay để giải quyết những vấn đề sao cho có lợi nhất về phía họ.
* Tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp
Người Nhật luôn coi đàm phán như một cuộc đấu tranh nhưng đồng thời người Nhật lại không thích tranh luận chính diện với đối thủ đàm phán. Khi họ cho rằng mình đúng mà đối phương tiếp tục tranh luận thì họ nhất định sẽ không phát biểu thêm. Họ cũng tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp, co cụm và không áp dụng hành động nếu như họ cho rằng họ chưa suy nghĩ được thấu đáo mọi vấn đề.
* Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán
Người Nhật trước khi bước vào đàm phán luôn có thói quen tìm hiểu mọi tình hình của đối phương, họ luôn quan niệm “trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải “ngồi vào bàn đàm phán trước, rồi mới làm rõ đó là ai”. Họ không chỉ có thể tìm hiểu đầy đủ thông tin về công ty mà họ sẽ tiến hành đàm phán mà còn có thể điều tra về cả các bạn hàng của công ty này. Đối với doanh nghiệp Nhật thì tìm hiểu đối phương kinh doanh như thế nào và ai đang kinh doanh với họ đều rất quan trọng, có thể nói nó sẽ quyết định phần trăm thắng lợi trong cuộc đàm phán.
* Thao túng nhật trình của đối tác
Đối với các doanh nghiệp nước ngoài khi sang Nhật đàm phán thì doanh nghiệp Nhật luôn tìm cách thao túng nhật trình của họ, để kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không muốn về tay không của các doanh nghiệp nước ngoài mà buộc họ vào cuộc trong tình trạng bất lợi.
* Lợi dụng điểm yếu của đối thủ
Một điểm quan trọng trong phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Nhật là họ luôn lợi dụng điểm yếu của đối thủ. Ngoài mặt họ tỏ ra khiêm nhường kính trọng nhưng trên thực tế thì lại rất nhiều mưu kế toan tính bên trong, rất khó đối phó.
Họ luôn mong đợi đối phương đưa ra vấn đề trước. Thái độ của họ rất lịch sự, hiếu khách, đợi cho đối tác nói ra hết đầy đủ vấn đề thì họ mới bắt đầu hỏi liên tiếp. Trong quá trình đàm phán có khi họ im lặng trong thời gian dài, có lúc tưởng họ ngủ gật, nhưng điều đó không có nghĩa là họ không lịch sự, không tập trung vào cuộc đàm phán mà đó là tập quán của người Nhật, họ cảm thấy cần thời gian để suy nghĩ.
Nếu không biết được những đặc điểm này của các doanh nghiệp Nhật mà đối tác cảm thấy bực mình khó chịu, cần thì cắt đứt đàm phán, hoặc nói lại lập trường của mình, do đó đối tác rất dễ bị đẩy vào tình thế bị động và bất lợi về phía mình.
Tóm lại, các doanh nhân Nhật Bản là những chuyên gia về đàm phán, nhất là trong lĩnh vực kinh tế. Tuy nhiên, bạn vẫn hoàn toàn có thể thắng được họ nếu như tìm hiểu kĩ về nghệ thuật và phong cách đàm phán của họ.
* Một số các lưu ý khi đàm phán với người Nhật
Khi tiếp khách người Nhật, bạn cần chú ý rằng ở Nhật, người ta thường gọi cho khách những món ăn rất ngon, còn mình thì ăn những món ăn bình thường để tỏ lòng kính trọng khách. Nếu được một gia đình Nhật mời đến nhà ăn thì có thể sẽ chỉ một mình bạn ăn còn gia chủ sẽ ngồi tiếp. Ngày nay việc cùng khách ăn cùng gia đình đã và đang người Nhật chấp nhận. Khi ăn chú ý là đụng đũa vào món nào thì phải ăn hết món đó (riêng bát cơm có thể dùng thừa). cử chỉ này nhằm tán dương tài nấu nướng của chủ nhà. Khi đến ăn nhớ mang quà thậm chí bạn có thể hỏi trước xem chủ nhà thích món quà nào trong giới hạn tiền bạn định dùng để mua quà cho họ
Khi làm ăn ở Nhật, người Nhật thường bắt đầu ngày làm việc bằng tiệc trà. Người nào có hân hạnh được mời dùng trà nên theo sự hướng dẫn của chủ nhân. Chỉ sau khi tiệc trà kết thúc, bạn mới nên bàn chuyện làm ăn.
Người Nhật rất coi trọng thư tín. Bạn cần đảm bảo xác định các giao dịch bằng giấy tờ. Trước khi lên đường bạn cần phải gửi lịch trình của mình và hỏi xem phía đối tác Nhật có đồng ý hay không. Dân tộc Nhật, cũng như nhiều dân tộc khác rất tôn trọng sự đúng giờ.
Cám ơn và xin lỗi được dùng trong hầu hết mọi trường hợp.Ngay cả khi gặp nhau người Nhật vẫn nói cám ơn vì ân nghĩa trước đó hàng tháng trời.
Người Nhật thường ăn nhiều món trong một bữa ăn nhưng số lượng mỗi món không nhiều.Khi ăn,bát cơm có thể để thừa nhưng khi bạn đã đụng đũa vào món ăn nào thì bạn phải ăn hết món đó không được để thừa.Đó là để tán dương tài nấu nướng của chủ nhà.Khi được người Nhật mời cơm tại nhà,bạn nên chuẩn bị quà thật chu đáo.
Khi đi người Nhật muốn thanh toán tiền thì bạn nên để họ trả và bạn nên trả vào lần khác sau đó.Bạn không nên giành trả tiền lúc đó vì họ thấy không được tôn trọng.
Người Nhật đánh giá sự khôn ngoan và kinh nghiệm thông qua tuổi,tuổi càng cao thì điều này càng lớn.
Khi đàm phán người Nhật có thói quen không chú ý nhiều vào người nói tiếng Anh, từng vấn đề sẽ được đưa ra để bàn bạc chứ không đem hết cùng một lúc.Người Nhật có sức chờ đợi.