Người dẫn đầu đoàn đàm phán có vai trò rất quan trọng. Họ là người mở đầu, trình bày và quyết định kết thúc đàm phán. Người lãnh đạo là người chỉ huy tổ chức đàm phán, phải nắm chắc mục tiêu, nội dung và toàn bộ kế hoạch chuẩn bị đàm phán. Vì vậy, họ cần chuẩn bị những vấn đề sau:
Chuẩn bị chung:
• Lụa chọn ra các thành viên của đoàn đàm phán
• Phân công trách nhiệm, quyền hạn và vai trò cho từng thành viên
• Tổ chức các cuộc đàm phán thử
• Quyết định nội dung, mục tiêu, kế hoạch đàm phán
• Xây dựng chiến lược, chiến thuật ứng phó các tinh huống trong đàm phán
Chuẩn bị riêng
• Trang phục chỉnh tề phù hợp với hoàn cảnh và tập quán nước sở tại
• Chuẩn bị về tinh thần, tâm lý, tác phong trong đàm phán