TÌM HIỂU CHUNG VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
I. KIẾN THỨC CƠ BẢN
1. Thế nào là văn bản hành chính?
a) Đọc các văn bản sau và cho biết khi nào thì người ta viết các văn bản thông báo, đề nghị và báo cáo? Viết các văn bản này nhằm mục đích gì?
Văn bản 1
Hà Nội, ngày 6 tháng 10 năm 2014
THÔNG BÁO
Về kế hoạch trồng cây
Để hưởng ứng phong trào Vì một môi trường xanh, sạch, đẹp, Ban Giám hiệu nhà trường phát động buổi trồng cây quanh sân trường. Kế hoạch trồng cây như sau:
1) Thời gian: 14 giờ, ngày 28 – 2 – 2003
2) Số lượng và chủng loại: Mỗi lớp trồng 5 cây, loại cây
phượng vĩ, bàng hoặc xà cừ.
3) Phương thức chăm sóc: Các lớp có kế hoạch bảo vệ và chăm sóc cây do lớp mình trồng.
Ban Giám hiệu thông báo kế hoạch này để toàn trường được biết và chuẩn bị tốt cho ngày hội trồng cây của nhà trường.
Hiệu trưởng
(Kí và ghi rõ họ tên)
Nơi nhận:
– Các GV chủ nhiệm
– Các lớp
– Lưu Văn phòng
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————————
Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2014
GIẤY ĐỀ NGHỊ
Kính gửi: Cô giáo chủ nhiệm lớp 7A, Trường THCS Kim Đồng
Tập thể lớp 7A chúng em xin trình bày với cô giáo một việc như sau: Theo thời khoá biểu của nhà trường, chiều nay (thứ năm, ngày 20 tháng 3 năm 2003), lớp 7A có giờ sinh hoạt tập thể. Nhưng vì bạn Nam bị ốm phải vào nằm viện, nên chúng em xin đề nghị với cô giáo cho chuyển buổi sinh hoạt này sang chiều mai (thứ sáu, ngày 21 tháng 3 năm 2003) để lớp có thể tới thăm và động viên bạn Nam được kịp thời.
Thay mặt lớp 7A
Lớp trưởng
(Kí và ghi rõ họ tên)
Văn bản 3:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————————
Thanh Hoá, ngày 5 tháng 12 năm 2015
BÁO CÁO
Về kết quả hoạt động hưởng ứng phong trào
Vì một môi trường xanh, sạch, đẹp
Kính gửi: Ban Giám hiệu Trường THCS Đông Thanh
Hưởng ứng đợt thi đua Vì một môi trường xanh, sạch, đẹp do nhà trường phát động, trong thời gian vừa qua, lớp 7B đã có nhiều hoạt động đạt kết quả tốt, cụ thể:
1) Về vệ sinh: đã tổ chức mỗi tuần một buổi lao động tập thể để quét dọn khu vực quanh lớp và sân trường; thực hiện nghiêm túc việc thu gom các loại rác vào đúng nơi quy định.
2) Về việc trồng, chăm sóc và bảo vệ cây xanh: đã tổ chức trồng được 100 cây các loại (bao gồm 50 cây bạch đàn, 40 cây xà cừ và 10 cây phượng vĩ) ở khu vực được Ban Giám hiệu nhà trường phân công; không bẻ cành, hái lá hoặc ngắt hoa nơi công cộng.
3) Về trang trí: đã tổ chức quét vôi lại các bức tường quanh lớp; kẻ lại các khẩu hiệu và bảng nội quy nhà trường.
Kết quả cuối đợt, lớp đã bầu được 5 bạn tiêu biểu đề nghị nhà trường biểu dương, khen thưởng.
Thay mặt lớp 7B
Lớp trưởng
(Kí và ghi rõ họ tên)
Gợi ý:
– Văn bản thông báo:
+ Được viết khi người ta cần truyền đạt một vấn đề quan trọng nào đó từ một cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn hoặc cho nhiều người;
+ Nhằm phổ biến nội dung.
– Văn bản đề nghị:
+ Được viết khi cần đề đạt một vấn đề gì đó của cá nhân hay tập thể đối với cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
+ Nhằm đề xuất một ý kiến, nguyện vọng nào đó.
– Văn bản báo cáo:
+ Được viết khi cần trình bày một vấn đề gì đó từ cấp dưới lên cấp trên;
+ Nhằm tổng kết, nêu lên những gì đã đạt được, những gì còn chưa làm được) trong công việc để cấp trên biết.
b) Ba văn bản trên có gì giống và khác nhau? So sánh hình thức trình bày của ba văn bản này với các văn bản truyện, thơ mà em đã đọc.
Gợi ý:
– Về điểm giống nhau:
Các văn bản trên có những mục nào giống nhau? Các văn bản trên đều được trình bày theo mẫu quy định và có một số mục tương tự nhau.
– Điểm khác nhau:
+ So sánh về mục đích sử dụng?
+ Những nội dung cụ thể của từng loại văn bản?
– Truyện và thơ là loại văn bản nghệ thuật, dùng để sáng tạo hình tượng, vì vậy có sử dụng hư cấu, tưởng tượng, ngôn ngữ theo phong cách nghệ thuật; văn bản hành chính thì không được sử dụng hư cấu, tưởng tượng, ngôn ngữ theo phong cách hành chính, công vụ.
c) Kể thêm một số loại văn bản tương tự như các văn bản trên.
Gợi ý: Giấy khai sinh, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp, sơ yếu lí lịch,…
d) Các văn bản đã phân tích ở trên là văn bản hành chính. Vậy, thế nào là văn bản hành chính? Văn bản này có những đặc điểm gì?
Gợi ý: Văn bản hành chính là loại văn bản như thế nào về: mục đích sử dụng, nội dung, hình thức trình bày,…?
Lưu ý các mục nhất thiết phải có trong văn bản hành chính:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ;
– Địa điểm và ngày, tháng, năm làm văn bản;
– Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản;
– Nội dung thông báo, đề nghị, báo cáo;
– Chữ kí và họ tên người gửi văn bản.
II. RÈN LUYỆN KĨ NĂNG
1. Trong các tình huống dưới đây, với tình huống nào thì người ta phải viết văn bản hành chính?
a) Có một sự kiện quan trọng sắp xảy ra, cần phải cho mọi người biết sự kiện ấy.
b) Thầy hiệu trưởng hoặc thầy, cô giáo chủ nhiệm cần biết tình hình của lớp em trong tháng qua.
c) Có một sự việc làm em hết sức xúc động, muốn ghi lại những cảm xúc đó.
d) Hôm qua đi học về chẳng may gặp mưa, hôm nay em bị sốt, không thể đến lớp được.
đ) Có một địa danh rất nổi tiếng ở gần trường, cả lớp đều muốn thầy, cô giáo chủ nhiệm tổ chức cho đi tham quan.
e) Bị ốm nên không đi thăm quan được, bạn em rất muốn biết về buổi tham quan ấy.
Gợi ý: Trong các tình huống (c), (e) không có nhu cầu sử dụng văn bản hành chính.
2. Hãy lựa chọn loại văn bản phù hợp với từng tình huống phải sử dụng văn bản hành chính đã xác định được ở trên.
Gợi ý: a – thông báo, b – báo cáo, d – đơn, đ- đề nghị.