1. Chức năng:
Chức năng của cơ quan đại diện ngoại giao được quy định trong điều ước quốc tế và trong pháp luật quốc gia, bao gồm:
– Thay mặt cho nhà nước mình tại nước nhận đại diện;
– Bảo vệ quyền lợi của nhà nước và công dân nước mình ở nước nhận đại diện ( bảo hộ ngoại giao);
– Đàm phán với chính phủ nước nhận đại diện;
– Bằng những phương tiện hợp pháp, tìm hiểu về điều kiện và sự tiến triển của tình hình nước nhận đại diện và báo các với chính phủ nước mình;
– Thúc đẩy quan hệ hữu nghị và phát triển quan hệ kinh tế, văn hoá, khoa học giữa nước mình với nước nhận đại diện.
Ngoài chức năng trên, ngày nay các cơ quan đại diện ngoại giao cũng có thể thực hiện cả chức năng lãnh sự, vì thế tring đại sứ quán của các nước thwongf có phòng lãnh sự.
2. Cấp bậc và hàm đại diện ngoại giao:
a. Cấp ngoại giao:
Là thứ cấp bậc của người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, được xác định theo quy định của luật quốc tế và thoả thuận của các quốc gia hữu quan.Theo luật ngoại giao, người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao được chia làm ba cấp:
– Cấp đại sứ ( Hoặc Đại sứ Toà thánh Va-ti-căng) do nguyên thủ quốc gia bổ nhiệm;
– Cấp công sứ ( Hoặc Công sứ Toà thánh Va-ti-căng ) do nguyên thủ quốc gia bổ nhiệm.
– Cấp đại biện do bộ trưởng bộ ngoại giao bổ nhiệm.
b. Hàm ngoại giao:
Là chức danh nhà nước, phong cho công chức ngành ngoại giao để thực hiện công tác đối ngoại ở trong và ngoài nước.Theo pháp luật của các nước, thông thường hàm ngoại giao gồm có đại sứ, công sứ, tham tán, bí thư thứ nhất, bí thư thứ hai, bí thư thứ 3, tuỳ viên.
c. Chức vụ ngoại giao:
Là chức vụ được bổ nhiệm cho thành viên có cương vị ngoại giao công tác tại các cơ quan quan hệ đối ngoại của nhà nước ở nước ngoài.Những người được bổ nhiệm vào chức vụ ngoại giao có thể là công chức của nghành ngoại giao và cũng có thể là công chức của các nghành khác được điều động đến công tác trong đại sứ quán hoặc trong phái đoàn đại diện thường trực của quốc gia tại tổ chức quốc tế liên minh chính phủ.Họ có thể là người mang hàm ngoại giao nhưng cũng có thể không mang hàm ngoại giao.