Có 4 cách xác định nhu cầu của đối tác trong đàm phán:
1. Đặt câu hỏi:
Là cách thức thông thường để có được thông tin. Thông qua công cụ thẳng thắn này cùng với những thông tin khác, chúng ta có thể khám phá ra các nhu cầu của đối phương, mục tiêu anh ta đang theo đuổi…Trong thương lượng, sử dụng các câu hỏi nhu cầu thường bao hàm 3 quyết định:
- Nên hỏi những câu hỏi nào
- Nên diễn đạt chúng ra sao
- Hỏi lúc nào
– Nên tìm kiếm những câu hỏi thẳng thắn nhằm thu thập thêm thông tin, tránh những câu hỏi có tính hướng dẫn để nhận được câu trả lời theo ý muốn. Hầu hết các câu hỏi đều thuộc 5 dạng sau:
- Câu hỏi tổng quát: câu hỏi không đặt ra giới hạn --> Câu trả lời không thể kiểm soát được
- Câu hỏi trực tiếp: Đặt ra những giới hạn --> Câu trả lời có thể kiểm soát được trong giới hạn
- Câu hỏi có định hướng: -->Câu trả lời có thể kiểm soát được
- Câu hỏi nhằm tìm sự kiện: --> Câu trả lời có thể kiểm soát được, hoặc ko kiểm soát được
- Câu hỏi tham khảo ý kiến: --> Câu trả lời có thể kiểm soát được
Cách thức diễn đạt, theo lẽ thường phải giải thích lý do_ nếu có thể_mỗi khi nêu câu hỏi. như vậy sẽ tránh được sự bối rối của người được hỏi. hoặc có thể không nêu nên những câu hỏi mang tính ép buộc sẽ làm cho việc thảo luận trở nên tốt đẹp. Nhứng câu hỏi được cân nhắc cẩn thận, ngắn gọn và đi vào trọng tâm
2. Sử dụng những lời tuyên bố:
– Việc sử dụng những lời tuyên bố là một cách thức không những giúp bạn kiểm soát được cuộc thương lượng mà còn cung cấp cho đối phương những thông tin mà bạn muốn cung cấp cho anh ta. Những lời tuyên bố có thể giúp thăm dò phản ứng của đối tác, nhờ đó có thể dự đoán đươc những vấn đề đối tác quan tâm, mục tiêu của họ.
3. Lắng nghe
– Chú ý lắng nghe đối phương về cách dung từ, cách đặt câu, cách thức diễn đạt, giọng nói…tất cả những cái này cho ta những chỉ dẫn về các nhu cầu ẩn đằng sau những lời nói của anh ta, thậm chí tính cách, trình độ, những điểm yếu, điểm mạnh của đối phương….
– Một người lắng nghe thành công phải có đầu óc cởi mở và phải thoát khỏi những thành kiến, định kiến có sẵn. Những cách biểu đạt và cách thức lời nói được nói ra thường nói lên một ý nghĩa tâm lý nào đó.Nó chỉ dẫn cho chúng ta thấy những gì diễn ra trong suy nghĩ của đối phương
4. Thông qua các phương tiện truyền thông không lời:
– Ngoài việc lắng nghe đối phương nói để tìm hiểu những nguyện vọng và yêu cầu của họ còn phải biết quan sát những cử chỉ của đối tác vì cử chỉ mang một ý nghĩa rất quan trọng chúng biểu đạt nhiều sắc thái khác nhau và hàm chứa những ẩn ý và ngụ ý về tâm lý.Vì vậy quan sát một cách cẩn thận và liên tục cử chỉ của đối phương có thể giúp chúng ta phần nào hiểu được suy nghĩ của đối tác.
– Chúng ta có thể lưu ý một số biểu hiện :
- Phát ra những tiếng ho
- Chớp mắt
- Điệu bộ
– Tuy nhiên có những điều khó khăn trong việc đánh giá các hình thức truyền đạt không lời do chúng có liên hệ ở một mức độ đáng kể đến các sinh hoạt tiềm thức cũng như sinh hoạt cảm tính, đối với trường hợp này cần phải sử dụng đến trực giác và phải chú ý tới sự khác biệt về văn hóa