Người dẫn đầu đoàn đàm phán có vai trò rất quan trọng. Họ là người mở đầu, trình bày và quyết định kết thúc đàm phán. Người lãnh đạo là người chỉ huy tổ chức đàm phán, phải nắm chắc mục tiêu, nội dung và toàn bộ kế hoạch chuẩn bị đàm phán. Vì vậy, họ cần chuẩn bị những vấn đề sau:
1. Chuẩn bị chung:
* Lụa chọn ra các thành viên của đoàn đàm phán
Trước buổi gặp mặt, đầu tiên bạn cần xác định rõ chức danh của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất. Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán. Sau khi xác định được thông tin trên, bạn sẽ chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình.
* Phân công trách nhiệm, quyền hạn và vai trò cho từng thành viên
Người dẫn đầu đoàn đàm phán phải chọn đúng các thành viên có chức năng, vai trò phù hợp. Việc này đóng vai trò rất quan trọng, nó sẽ quyết định 80% thành công. Những thành viên trong phái đoàn phải thực sự cần thiết cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn.
* Tổ chức các cuộc đàm phán thử
Việc tổ chức các cuộc đàm phán thử cũng rất cần thiết, nó không chỉ giúp đoàn đàm phán tự tin hơn và tránh những sai sót không cần thiết trong quá trình đàm phán với đối tác.
* Quyết định nội dung, mục tiêu, kế hoạch đàm phán
Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người dẫn đầu đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được.
Xây dựng chiến lược, chiến thuật ứng phó các tình huống trong đàm phán
Người dẫn đầu đoàn đàm phán cần vạch ra chiến lược, chiến thuật cụ thể để đề phòng các tình huống trong quá trình đàm phán. Việc này sẽ giúp đoàn đàm phán chủ động hơn.
2. Chuẩn bị riêng
Trang phục chỉnh tề phù hợp với hoàn cảnh và tập quán nước sở tại
Cách ăn mặc của các thành viên thể hiện tính nghiêm túc và chuyên nghiệp. Vì vậy, trong các buổi đàm phán quan trọng bạn nên ăn mặc trang trọng và lịch sự. Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay có những đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng.
Chuẩn bị về tinh thần, tâm lý, tác phong trong đàm phán
Người đứng đầu đoàn đàm phán cần phải biết kiên nhẫn và bình tĩnh, không được nóng vội, việc quyết định vấn đề thường xảy ra ở 1/5 thời gian cuối cùng của tổng số thời gian trong đàm phán – thương lượng. Biết điềm đạm và chọn đúng thời điểm để hành động là một chiến thuật không thể thiếu của một người ngồi vào bàn đàm phán.
Ví dụ:
Trong 1 cuộc đàm phán nhập khẩu điều hòa từ Hàn Quốc về Việt Nam cần có 1 chuyên viên kinh tế để tính toán các chi phí, sự thiệt hơn trong các phương án mà đối tác đưa ra, 1 chuyên viên pháp luật tư vấn pháp luật và thông lệ quốc tế cũng như giải quyết nếu có tranh chấp phát sinh; 1 chuyên viên am hiểu về các loại điều hòa và linh kiện điện tử theo kèm. Ngoài ra, tiếng Hàn là ngôn ngữ chính thức được sử dụng rộng rãi trên khắp cả nước, không phải doanh nhân Hàn Quốc nào cũng có thể giao tiếp bằng tiếng Anh trôi chảy. Vì vậy, tốt nhất bạn nên có thêm 1 phiên dịch viên
Người HQ khá coi trọng hình thức bên ngoài, bạn nên chọn trang phục có màu sắc nhã dịu cho buổi gặp mặt đầu tiên. Sau khi đã xây dựng xong mối quan hệ và sự tín nhiệm của họ thì hãy nghĩ đến những trang phục sáng màu đi ngoại giao. Nam giới nên mặc com lê tối màu và thắt cà vạt trong bất kỳ sự kiện nào, nữ giới mặc đồ công sở chân váy, nên tránh mặt quá chật vì người hàn thường ngồi trên sàn nhà khi dùng bữa.