Nêu đặc điểm của trưởng đoàn và các thành viên trong đoàn đàm phán

( Phần thêm: Trong phương pháp đồng đội thì quan trọng là phân công một cá nhân dẫn dắt nỗ lực đàm phán. Vai trò dần dắt bao gồm cả việc triệu tập các cuộc họp, lập và duy trì lịch, lên kế hoạch, phân công trách nhiệm nghiên cứu và chuẩn bị, triển khai chương trình nghị sự cho các cuộc họp và ra quyết định sau cùng về vị trí vấn đề và cấu trúc của khuôn khổ đàm phán. Người dẫn dắt có thể không được phân công làm chủ tọa đàm phán, nhưng thường thì vai trò này được phân công cho một người.

Trên thực tế, không ít trường hợp, một nhà lập kế hoạch giỏi, có kỹ năng quản lý giỏi lại không phải là người có tài năng diễn xuất sắc sảo. Trong trường hợp này, đoàn đàm phán cần có một người phát ngôn. Người phát ngôn này sẽ thay mặt nhóm trình bày các quan điểm, ý tưởng dưới sự giám sát của nhà quản lý giỏi trên. Vì vậy, trong bất cứ trường hợp nào thì mỗi thành viên của đoàn đàm phán cũng cần phải nhận thức đầy đủ vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của mình trong quá trình đàm phán. Không bao giờ nên hứa điều gì mà bạn không có khả năng thực hiện được )

– Trưởng đoàn đàm phán

KN : là người lãnh đạo, đoàn kết, tập hợp, hướng dẫn, kiểm soát nội dung& hoạt động của cả đoàn đàm phán, chịu trách nhiệm , đại diện cho cả đoàn đàm phán.

Người đàm phán xây dựng chiến lược đàm phán (ngắn hạn, dài hạn).

* Yêu cầu tư chất của trưởng đoàn

  • Có khả năng đại diện cho cả đoàn dp, khả năng hướng dẫn, giúp đỡ các thành viên; sức khỏe tốt, đĩnh đạc, chững chạc, bình tĩnh, tự tin; ngôn ngữ phổ thông, từ ngữ phổ biến; hiểu biết văn hóa, phong tục tập quán.
  • Có trình độ chuyên môn cao về lĩnh vực đp
  • Có khả năng đoàn kết, tập hợp, thu hút được các thành viên trong đoàn
  • Có khả năng phát ngôn

* Tác phong cần thiết ở một trưởng đoàn đàm phán

  • Trang phục chỉnh tề phù hợp với hoàn cảnh và tập quán nước sở tại
  • Tự tin vào khả năng chuyên môn
  • Có uy tín với các thành viên trong đoàn
  • Luôn giữ tác phong từ tốn, đĩnh đạc

– Các thành viên trong đoàn dp

Đây là các thành viên- các chuyên gia phụ trách các nội dung:

  • Luật pháp: phụ trách các vấn đề liên quan đến PL
  • bs KD – KT : quan tâm đến lợi nhuận, giá cả, dk giao hàng…
  • bs Kỹ thuật: phụ trách các giải pháp kỹ thuật, đk sử dụng…
  • Phiên dịch: chuẩn bị các tài liệu về 2 loại ngôn ngữ, phiên dịch trong quá trình dp

Thư ký: có hiểu biết sâu rộng trong lĩnh vực đàm phán để ghi chép được bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Cố vấn: chuyên gia marketing, hiểu biết sâu sắc thị trường, giá cả để đưa phương án về mặt tài chính, gợi ý mặt kinh tế

* Yêu cầu cần thiết ở các thành viên khác của đoàn đàm phán:

  • Trang phục chỉnh tề phù hợp với hoàn cảnh và tập quán nước sở tại
  • Tự tin vào khả năng chuyên môn (kinh tế, kỹ thuật, luật pháp, ngoại ngữ…)
  • Ngôn ngữ trao đổi giữa các thành viên khác trong đoàn là tiếng mẹ đẻ
  • Đặt câu hỏi về vấn đề chuyên môn đúng lúc và chính xác
  • Giữ tác phong từ tốn, đĩnh đạc

Ví dụ: trong cuộc đàm phán về xuất nhập khẩu linh kiện điện tử

  • Trưởng đoàn đàm phán: là người đại diện cho đoàn, có khả năng đoàn kết, tập hợp, thu hút được các thành viên trong đoàn. Đồng thời đó cũng là người có trình độ chuyên môn về linh kiện điện tử. là người thống nhất các ý kiến của thành viên trong đoàn và đi đến thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng….
  • Chuyên viên phụ trách về luật pháp: cần am hiểu pháp luật của cả 2 bên, hoặc hiểu về cách giải quyết tranh chấp trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa hai bên…
  • KD-KT: có chuyên môn về các lĩnh vực KD-KT và tính toán các chi phí trong hợp đồng , quan tâm đến lợi nhuận để đưa ra thương lượng tốt nhất cho bên đoàn của mình….
  • Kỹ thuật: có sự hiểu biết về linh kiện điện tử và các kỹ thuật khác, trong cuộc đàm phán đưa ra những ý kiến hiểu biết của mình về linh kiện điện tử để bên kia có thể thay đổi theo yêu cầu phù hợp với bên đoàn mình từ đó đi đến thống nhất các điều khoản….