I/ PHẠM VI:
Áp dụng cho việc xuất nhập tại các cửa hàng.
II/ NỘI DUNG:
1. Nhập hàng:
Khi nhận được hàng thì nhân viên giao nhận, cửa hàng trưởng tuân theo các bước sau:
- Khi giao hàng,NV Giao hàng kèm theo “HÓA ĐƠN NHẬP HÀNG”
- NVBH phải kiểm hàng so với hóa đơn:
- Mã tương ứng ,mã số
- Số lượng
- Giá có đúng so với giá cũ không (đối với các mã hàng cũ)
· NVBH ký nhận vào hóa đơn rồi lưu vào xấp hóa đơn theo thứ tự .
· Nếu có gì sai lệch so với hóa đơn thì NVBH phải :
+ Yêu cầu NV Giao hàng ghi lại cho đúng và ký tên xác nhận.
+ Gọi điện thoại báo ngay cho Bộ phận kho trong vòng 24h.
Sau khi nhận được hàng, cửa hàng trưởng tiến hành cho nhân viên thực hiện khâu nhập kho cửa hàng, thực hiện hoạt động trưng bày theo quy định của công ty.
Tiếp theo, cửa hàng trưởng nhập số liệu vào bảng kê nhập hàng hàng tuần. Cột tồn thể hiện số lượng hàng còn tồn của tuần trước. Nếu các ngày trong tuần nhập thì ghi số nhập vào phần đánh chéo bên trên, cộng dồn số luỹ kế xuống phần đánh chéo bên dưới.
Phần lưu hồ sơ phải thể hiện như sau:
- Hóa đơn nhập hàng phải được lưu vào folder một cách đầy đủ và thứ tự
- Kế toán sẽ căn cứ trên hoá đơn này để lấy số liệu.
Moi tháng hóa đơn phải được đóng thành xấp nộp về để kiểm tra.
2. Xuất hàng:
2.1 Xuất bán cho khách:
Khi khách mua hàng, nhân viên bán hàng viết hoá đơn bán lẻ, cung cấp cho khách nếu khách yêu cầu. Trường hợp cần hoá đơn VAT thì chuyển 01 liên về công ty để xuất hoá đơn.
Sau khi bán hàng xong trong ngày, tính tổng số lượng hàng bán cho tùng loại, ghi vào ngày tương ứng trong phần đánh chéo bên trên và cộng số lượng luỹ kế trong phần bên dưới tương ứng.
2.2 Xuất cho các bộ phận khác, xuất trả kho.
- Đối với trường hợp hàng do khách yêu cầu sửa sau khi đã mua hàng thì không cần ghi nhận số lượng xuất nhập.
- Đối với trường hợp hàng trong quá trình bán hàng kiểm tra phát hiện hư cần sửa thì viết phiếu xuất kho trả lại kho. một liên phải chuyển thống kê phòng kinh doanh lưu.
- Nếu hàng chuyển sang cửa hàng khác thì viết phiếu xuất kho chuyển sang bộ phân đó, một liên phải chuyển thống kê phòng kinh doanh lưu.
3. Đặt hàng:
3.1 /CÁCH ĐẶT HÀNG:
– SALES phải nhớ tất cả hàng tồn trong shop về số lượng ,màu ,size…
– Định mức quy định cho mỗi size và màu là 05 sản phẩm. Trường hợp mặt hàng nào không còn đủ định mức hàng tồn thi phải ghi đặt hàng ngay.
– Dự trù trường hợp gấp ,có nghĩa là mặt hàng nào hết vào buổi sáng nhưng có khả năng còn bán nhiều trong ngày tì phải gọi điện thoại đặt hàng ngay.
3.2/ CÁCH ĐIỀU PHỐI HÀNG: (quản lý làm công việc này)
– Ngoài giờ hành chánh hay kho đã hết mặt hàng khách yêu cầu thì nhanh chóng liên lạc với các địa điểm khác .
– Nếu nhận được hàng từ địa điểm khác thì cứ tiến hành bán bình thường ,đánh dấu vào sổ bán lẻ để nhận phiếu nhập sau.
3.3./ SỬ DỤNG PHIẾU KÊ ĐẶT HÀNG:
– Ghi tên shop vào ô tương ứng.
– Ghi mã hàng ,tên hàng càn đặt thêm vào ô tương ứng.
– Dự trù số lượng ghi vào ô số lượng.
– Ghi màu ,size… vào ô tương ứng.
– Chú ý: bán xong mặt hàng nào vừa hết thì phải ghi ngay vao bảng kê chứ không đợi đến cuối giờ.
– Nếu phát hiện mặt hàng thiếu trong shop mà không có trong bảng kê thì xem như vi phạm nội quy.
– Cuối buổi tổng kết một lần nữa,bổ sung các mã thiếu rồi ký tên.
– Bảng kê đặt hàng đươc nộp lại vào ngày hôm sau.