1. Vai trò của tổ chức nhân sự đoàn đàm phán
Việc đàm phán đòi hỏi những người đàm phán phải nắm chắc về nghiệp vụ ,tự chủ và phản ứng nhanh ,linh hoạt trước các tình huống mà đối phương đưa ra ,phải bình tĩnh nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương và nhanh chóng có những biện pháp ứng xử kịp thời để đối phó trong những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi.Như vậy nếu thành phần của đoàn đàm phán không đầy đủ hay kém về mặt chuyên môn sẽ đem lại những kết quả bất lợi :hoặc là không ký kết được các hợp đồng ,hoặc thua thiệt khi ký hợp đồng.
Bên cạnh đó ,thành phần của đoàn đàm phán còn phụ thuộc vào tập quán của mỗi dân tộc .Trong bất cứ trường hợp nào ,đặc biệt khi ra nước ngoài ,việc tổ chức nhân sự của đoàn đàm phán còn liên quan đến văn hóa đàm phán của đối tác.
2. Nhân sự của đoàn đàm phán
– Phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất.
– Chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình. Nếu chọn đúng các thành viên tham gia, bạn sẽ nắm trong tay 80% thành công, ngược lại hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn.
– Số thành viên của hai đoàn đàm phán nên bằng nhau.
Vai trò của trưởng đoàn đàm phán :
Trong phương pháp đồng đội thì quan trọng nhất là phân công một cá nhân dẫn dắt nỗ lực đàm phán. Vai trò dẫn dắt bao gồm cả việc triệu tập cuộc họp, lập và duy trì lịch, lên kế hoạch , phân công trách nhiệm nghiên cứu và chuẩn bị , triển khai chương trình nghị sự cho các cuộc họp và ra quyết định sau cùng về vị trí vấn đề và cấu trúc của khuân khổ đàm phán.
| Phong cách cần thiết ở một trưởng đoàn đàm phán ( để tạo dựng hình ảnh một nhà đàm phán chuyên nghiệp ) |
Phong cách cần thiết ở các thành viên khác của đoàn đàm phán : |
| Phong cách cơ bản ban đầu | |
| Trang phục chỉnh tề phù hợp với hoàn cảnh và tập quán nước sở tại |
|
| Tự tin vào khả năng chuyên môn | |
| Luôn giữ tác phong từ tốn đĩnh đạc | |
| Phong cách riêng | |
| Có uy tín với các tành viên trong đoàn | Ngôn ngữ trao đổi giữa các thành viên khác trong đoàn là tiếng mẹ đẻ |
| Đặt câu hỏi về vấn đề chuyên môn đúng lúc và chính xác | |
Nói chung có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng tới sự lựa chọn nhân sự trong đoàn đàm phán .Những yếu tố đó xếp theo thứ tự giảm dần tầm quan trọng ,bao gồm :
- Nội dung ,tính chất của công việc đàm phán
- Giới hạn ngân sách
- Đặc điểm văn hóa của các bên tham gia đàm phán .
Trên lĩnh vực kinh doanh quốc tế ,các vấn đề đàm phán có thể được chia thành
- Đàm phán trên lĩnh vực thương mại quốc tế
- Đàm phán trên lĩnh vực đầu tư quốc tế
- Đàm phán trên lĩnh vực hợp tác khoa học quốc tế và
- Đàm phán trên lĩnh vực dịch vụ quốc tế .
Lựa chọn trưởng đoàn có chuyên môn về cả nhiều lĩnh vực.
Thành phần cuối cùng của đoàn đàm phán chỉ nên được quyết định khi thành phần của đoàn đàm phán đối tác đã biết rõ.
- Thành viên trong đoàn đàm phán bao gồm :Trưởng đồn, chuyên viên pháp lý, kỹ thuật, thương mại, phiên dịch (nếu cần)
- Tự đánh giá để biết những tính cách cá nhân của từng người có lợi và bất lợi cho đàm phán
Thế nào là người đàm phán giỏi?
Những người đàm phán trung bình chỉ nghĩ đến hiện tại, nhưng những người đàm phán giỏi thì bao giờ cũng cân nhắc đến mục đích lâu dài. Họ đưa ra nhiều gợi ý khác nhau và bao giờ cũng cân nhắc các giải pháp hai lần. Những người đàm phán trung bình đặt ra các mục tiêu của họ một cách đơn lẻ – ví dụ “chúng tôi hy vọng sẽ nhận được giá là 2 đô la”. Những người đàm phán giỏi đặt ra các mục tiêu của họ trong một phạm vi nhất định, điều này có thể hiểu như là “chúng tôi hy vọng nhận được 2 đô la, nhưng nếu chúng tơi chỉ nhận được có 1.50 đô la thì cũng được”.Điều đó nghĩa là người đàm phán giỏi rất linh hoạt.
Những người đàm phán giỏi không tự khóa mình vào một chỗ mà điều đó có thể làm họ mất mặt nếu họ phải nhượng bộ. Những người đàm phán trung bình cố gắng thuyết phục bằng cách đưa ra thật nhiều lý lẽ.Họ sử dụng một loạt các biện pháp tranh luận khác nhau. Nhưng những người đàm phán giỏi thì không đưara quá nhiều lý do.Họ chỉ nhắc lại những lý do giống nhau. Họ cũng tóm tắt và cân nhắc các điểm chính, kiểm tra xem họ đã hiểu mọi thứ một cách chính xác hay chưa.
3. Tổ chức nhân sự đoàn đàm phán
Công việc phải tiến hành trong tổ chức nhân sự
- Lựa chọn thành phần đoàn đàm phán
- Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong đoàn đàm phán
- Tổ chức chuẩn bị của từng cá nhân và chung cho toàn nhóm
- Tiến hành đàm phán thử bằng phương pháp đóng vai
- Bổ sung hay thay thế thành phần nếu cần
- Tiến hành các công tác chuẩn bị khác liên quan đến nhân sự cũng như thủ tục xuất nhập cảnh , đặt khách sạn ( nếu cần )
Phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị của các cá nhân trong đoàn đàm phán:
Chuẩn bị riêng của từng cá nhân trong đoàn :
- Tham gia vào các chương trình chung của nhóm( chuẩn bị nội dung, chuẩn bị luyện tập tình huống )
- Các chuẩn bị khác mang tính chất riêng tư như quần áo, vật dụng cá nhân khác
Chuẩn bị của nhóm :
- Chuẩn bị về mặt nội dung đàm phán
- Chuẩn bị để sẵn sàng đối phó với các tình huống đàm phán
- Chuẩn bị để lên đường đi đàm phán( nếu phải đi ra nước ngoài)
Ví dụ liên hệ:
Trong đoàn đàm phán với Nhật Bản, nên chọn những người có tính kiên nhẫn cao, ứng xử khôn khéo, am hiểu văn hóa và con người Nhật Bản bởi người Nhật tính tình rất cẩn trọng. Trong đoàn đàm phán với các đối tác Mỹ nên chọn những người quyết đoán, nhanh nhạy bởi người Mỹ khi đàm phán luôn muốn đi thằng vào vấn đề và không ngại nói ra yêu cầu của mình.