Vai trò và nội dung của phương pháp lập luận chứng minh và bác bỏ
Khái niệm: Phương pháp luận là lý thuyết và sự phân tích về cách làm nghiên cứu và nên tiến hành như thế nào. Lập luận là giai đoạn khó khăn nhất trong quá trình đàm phán, đòi hỏi nhà đàm phán phải có sự tập trung cao độ, lòng kiên trì và sự hiểu biết sâu sắc vấn đề đang đàm phán cũng như những kĩ năng trình bày một cách logic và hợp lý.
Vai trò: Phương pháp lập luận trong đàm phán giữ một vai trò quan trọng, để thuyết phục đối tác đồng ý với những quan điểm mà ta đưa ra, đồng thời khi bác bỏ ý kiến của đối tác ta có thể lái đối tác theo chiều hướng của chúng ta.
- Giúp ta có thể thay đổi ý kiến cũng như khẳng định và củng cố thêm sự tán thành của đối tác.
- Làm đối tác hiểu có cơ sở những lập luận của chúng ta đưa ra, từ đó làm giảm sự hoài nghi hoặc mâu thuẫn tồn tại trong quan điểm của đối tác.
- Tạo cơ sở cho các bên đưa ra các quyết định trong đàm phán.
Lập luận đòi hỏi phải dựa trên những cơ sở và suy luận logic, nếu không dễ gây ra những ảnh hưởng ngược
Căn cứ vào mục tiêu quá trình lâp luận, chia lập luận thành 2 loại:
- Phương pháp lập luận chứng minh
- Phương pháp lập luận bác bỏ.
1. Phương pháp lập luận chứng minh:
Khái niệm: Nhằm khẳng định và chứng minh ý kiến mà ta đưa ra trong quá trình đàm phán.
Vai trò: Là công cụ để tạo lòng tin nơi đối tác, chứng minh ý kiến của mình là đúng, là phù hợp.
Phương pháp này được áp dụng trong trường hợp chúng ta muốn thuyết phục bên đối tác thay đổi ý kiến và đồng ý với quan điểm của chúng ta.
Bao gồm:
• Phương pháp cơ bản: Trực tiếp đưa ra những sự kiện, những số liệu để làm cơ sở chứng minh cho những điều đã trình bày. Ngày nay, người ta không có thời gian để đọc những trang báo cáo đặc kín chữ. Lập luận trong đàm phán của bạn cần phải trình bày dưới dạng bảng biểu, con số, mô hình, nhất là khi gửi báo cáo qua email, fax, hay thư tín. Khi phải trình bày trước cử tọa đông người, bảng biểu và mô hình lại càng không thể thiếu. Nên sử dụng Power Point, phần mềm tuyệt vời để mô tả vấn đề bằng ngôn ngữ bảng biểu.
Ví dụ: muốn chứng tỏ với đối tác tình hình kinh doanh của công ty đang tốt khi trình bày sẽ sử dụng bảng biểu biểu đồ tốc độ tăng trưởng doanh thu lợi nhuận của công ty để giới thiệu với đối tác.
• Phương pháp dựa vào uy tín: trích dẫn và đưa ra những lời nói, ý kiến của một danh nhân nào đó về một vấn đề gần giống với vấn đề đang thảo luận. Phương pháp này tính thuyết phục không cao và khi sử dụng cần phải thận trọng. Nhắc lại, giải thích tuyên bố, trích dẫn và đặc biệt là sử dụng phương pháp giao nhau.
Ví dụ “Anh không thể chỉ hỏi khách hàng họ muốn gì rồi cố gắng tới thứ họ đó. Đến lúc anh làm được thứ đó, thì họ đã muốn thứ gì đó khác rồi”.
• Phương pháp phòng ngự và lấn át: Khi hai bên đàm phán phát sinh tranh chấp mâu thuẫn, chẳng qua cũng chỉ là việc bé xé ra to, là chướng ngại trong khi đàm phán. Cần biết thay đối cuộc đối thoại.
Ví dụ “ trong hợp đồng, còn một số điều khoản cần phải xem xét, chúng ta có thể chuyển sang điều khoản “…” được không ?
• Phương pháp làm giảm sự trì hoãn của đối tác: Không nhất thiết phải trả lời tận cùng câu hỏi của đối phương. Trong quá trình tiến thêm một bước đàm phán, chúng ta có thể sẽ rơi vào thế bị động.
Ví dụ: khi đối tác yêu cầu giới thiệu về quy trình sản xuất sản phẩm. Chúng ta không được giới thiệu quá chi tiết tất cả các công đoạn, chỉ nên tập trung vào những công đoạn tạo nên thành công của sản phẩm.
• Phương pháp đưa ra những câu hỏi bẫy: “Biết người nhanh nhạy qua câu trả lời. Biết người khôn ngoan qua cách đưa câu hỏi”. Những câu hỏi ý kiến người khác là nguồn cung cấp thông tin rất quý giá.
Vai trò: Là công cụ khai thác thông tin từ phía đối tác.
Ví dụ: câu hỏi nhắc lại: tôi chỉ đồng ý với mức giá đó , câu hỏi sách nhiễu: các ngài có đồng ý với điều kiện của chúng tôi không, câu hỏi phản công: tôi sẽ trả lời câu hỏi của anh ngay sau khi anh trả lời câu hỏi của tôi.
2. Phương pháp luận bác bỏ:
Nhằm phản đối hoặc bác bỏ những quan điểm và ý kiến mà đối tác đưa ra trong quá trình đàm phán. Được sử dụng khi ta không tán thành với quan điểm, lập trường của đối tác.
Bao gồm:
• Phương pháp lập luận để vạch ra mâu thuẫn: dựa vào lập luận chính xác, có trình tự và hợp logic để lập ra những mâu thuẫn trong lập luận của đối tác và phản đối, bác bỏ ýkiến của đối tác.
Ví dụ: các ngài vừa đồng ý chiết khấu cho chúng tôi 1% giá trị đơn hàng nhưng khi chót lại tôi chua thấy điều này thể hiện trong tổng giá tri của lô hàng.
• Phương pháp bác bỏ: Nếu như không tiếp nhận được điều kịen của đối phương, không kí kết được hợp đồng. Lúc này chính là lúc sử dụng phương án từ chối cự tuyệt, không nên khiến đối phương có cảm giác “ đối thủ ” mà nên duy trì quan hệ “ đối tác ”. Khi cự tuyệt vẫn phải giữ hoà khí, sự chuyển biến. Ví dụ: sản phẩm của các ngài có thiết kế đẹp nhưng chúng tôi phải xem xét về chất lượng.
• Phương pháp phản công bất ngờ: Vờ như đồng ý với lập luận của đối tác dù biết là nó có điểm sai. Sau khi đối tác nói xong, ta mới đưa ra những lập luận biện hộ, bào chữa cho quan điểm của họ, rồi bất ngờ đưa ra kết luận quan điểm sai của đối tác. Sự phản công này khiến đối tác không kịp trở tay, không có thời gian suy nghĩ tìm ra hướng giải quyết, và phía chúng ta sẽ giành được thế chủ động trong đàm phán, từ đó dễ đạt được những kết quả như mong muốn hơn
Vai trò: tạo thế chủ động cho ta, đồng thời gài đối tác vào thế “bí” không có đường lui.
• Phương pháp đặt câu hỏi nhằm trì hoãn câu trả lời: Trong đàm phán, Khi đối phương đưa ra câu hỏi mà bạn chưa suy nghĩ cân nhắc kĩ mà đối phương thúc giục không đúng lúc, bạn có thể vận dụng những tư liệu còn dang dở hay mượn cách nói vòng vo để trả lời.
Ví dụ: “ chúng tôi chưa thể cam đoan sẽ cung cấp thông tin một cách chính xác, vì vậy, công ty chúng tôi cần có thời gian để xin ý kiến với ban lãnh đạo”. Trả lời vòng vo không có nghĩa là từ chối không trả lời. Điều này biểu thị sự việc này cần phải được suy nghĩ cân nhắc trước khi đua ra quyết định.
Trong quá trình đàm phán, do hai bên luôn mong duy trì được lợi ích cho bản thân, để mong sao đạt được thoả thuận chung, tuy nhiên cũng tồn tại nhiều ý kiến bất đồng, có khi làm cho cuộc đàm phán rơi vào bế tắc. Lúc này nếu không giải quyết được bế tắc thì cuộc đàm phán không cách nào có thể tiến hành được. Nếu muốn phá vỡ bế tắc, một mặt chúng ta nên đưa ra những lời cổ vũ động viên đối phương về những nỗ lực đã đạt được; mặt khác có thể áp dụng những phương án khác để giải quyết.
• Phương pháp bàng quang nhằm giảm uy tín của đối tác: Đối tác đưa ra ý kiến thì phía chúng ta luôn tỏ thái độ thờ ơ, bàng quan. Điều này làm cho đối tác không biết được ý đồ, cũng như điểm mạnh, điểm yếu của ta
Vai trò: tạo ra tình huống có lợi cho ta, làm đối tác phải đắn đo, căng thẳng suy nghĩ về những gì mình vừa trình bày, từ đó ta có thêm thời gian, cũng như có được thế chủ động trong đàm phán.
Gặp đối tác “yếu bóng vía” ta có thể sử dụng phương pháp này để đưa họ vào những tình huống lúng túng, từ đó bộc lộ sơ hở. Tuy nhiên nếu gặp những đối tác khó tính, khi sử dụng phương pháp này đối tác có thể nghĩ ta thiếu tính hợp tác, coi thường họ, rất dẫn đến việc đổ bể thương vụ đàm phán.