1. Kế hoạch đấu thầu bao gồm những nội dung
Kế hoạch đấu thầu phải làm rõ nhu cầu, mục tiêu của cuộc đấu thầu. Xét xem có cần thiết phải tổ chức đấu thầu hay không. Nếu có thì dự án có những hạng mục nào, gồm mấy gói thầu.
Quá trình lập kế hoạch đấu thầu gồm 3 bước :
– Xác định các loại gói thầu có trong dự án
Dựa vào đặc điểm của dự án thì một dự án có thể có ba loại nhu cầu mua sắm hay ba mảng công việc, đó là mảng tư vấn, mảng công việc xây lắp và mảng công việc mua sắm hàng hóa. Tương ứng với 3 mảng công việc này thì dự án có thể gồm 4 loại gói thầu, đó là tư vấn, xây lắp, cung cấp hàng hóa và EPC. Tuy nhiên trong thực tế nhiều dự án chỉ có một mảng công việc.
– Xác định số lượng gói thầu trong từng loại gói thầu hay phân chia từng mảng công việc thành các gói thầu
Mỗi mảng công việc gồm một hoặc nhiều nhu cầu mua sắm. Tùy theo đặc điểm cụ thể của từng nhu cầu mua sắm mà bên mời thầu phân chia mảng công việc thành một hoặc nhiều gói thầu. Các gói thầu được phân chia theo nguyên tắc hợp lý về quy mô, về kỹ thuật và công nghệ của dự án nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện dự án.
– Xác định đặc điểm từng gói thầu
Với mỗi gói thầu được phân chia bên mời thầu sẽ tiến hành xác định giá trị ước tính, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, loại hợp đồng sẽ được áp dụng cũng như tiến độ thực hiện.
2. Chủ đầu tư (cả nhà nước và tư nhân) cần xây dựng kế hoạch đấu thầu vì :
– Việc lập kế hoạch đấu thầu giúp chủ đầu tư phân chia dự án thành các gói thầu một cách hợp lý nhằm đáp ứng các yêu cầu về chi phí, chất lượng cũng như tiến độ dự án. Đối với dự án đầu tư sử dụng vốn nhà nước thì việc lập kế hoạch đấu thầu là bắt buộc và hoạt động đấu thầu cuả dự án có thể được tiến hành sau khi kế hoạch đấu thầu được các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
– Giúp chủ đầu tư hiện thực hóa những yêu cầu của dự án đầu tư thành các chỉ tiêu hay con số cụ thể để bên dự thầu có căn cứ xây dựng các phương án tham gia dự thầu.
– Khi xây dựng kế hoạch đấu thầu, chủ đầu tư có thể căn cứ vào đó để xét duyệt và kiểm soát được tiến độ thực hiện dự án mà bên trúng thầu đảm nhận.
– Do các dự án khi lựa chọn các nhà đầu tư phương thức thực hiện qua hình thức đấu thầu thường là những dự án quan trọng, có giá trị lớn. Nên việc xây dựng kế hoạch đấu thầu cũng nhằm bảo đảm tính khoa học và khả thi.
– Việc xây dựng những chỉ tiêu hay hạng mục trong kế hoạch đấu thầu cũng nhằm đưa ra những yêu cầu khách quan nhất định, đảm bảo sự bình đẳng cho các bên tham gia dự thầu.