1. Khái niệm
– Tổ chức một cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên, để bàn và tiến tới thống nhất một số hoặc tất cả các vấn đề được nêu ra trong cuộc đàm phán, mà những vấn đề này trước khi đàm phán còn có những ý kiến , quan điểm khác nhau , chưa nhất trí.
– Trên cơ sở thỏa thuận , thống nhất các vấn đề đã được bàn bạc trong đàm phán, đôi bên tiến hành ký kết các hợp đồng kinh doanh quốc tế và tổ chức thực hiện các hợp đồng này. ( Nguyên tắc quan trọng nhất: không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bạn không thể thực hiện được. Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ký của trưởng đoàn của cả hai phía. )
Quá trình đàm phán có thành công hay không đòi hỏi phải có thiện chí và sự nỗ lực lớn của các bên đàm phán.
2. Các yêu cầu để cuộc đàm pháp tiến hành trôi chảy và đưa lại kết quả mong muốn
• Am hiểu đầy đủ về thị trường kinh doanh :
Phải hiểu được các loại hình thái thị trường cũng như quan hệ tương ứng của nó, từ đó dự đoán tình huống, các rủi ro có thể xảy ra và có phương pháp ứng phó thích hợp. Đồng thời phải có cách ứng xử phù hợp với từng hình thái thị trường ( thị trường cạnh tranh hoàn hảo, thị trường độc quyền, thị trường vừa có cạnh tranh, vừa độc quyền,…)
• Có các quy tắc và luật quốc gia về kinh doanh đối ngoại .
Phải tìm hiểu cặn kẽ , nắm vững luật pháp để thực hiện đúng, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh trước pháp luật.
• Làm quen với các quan điểm và tác phong kinh doanh của các doanh nhân nước ngoài :
Ví dụ: Khách hàng Hoa Kỳ: Luôn muốn mình là lớn nhất hoặc tốt nhất. Muốn thể hiện trở mình là người có quyền quyết định (khuynh hướng thể hiện cá nhân). Kiểm tra bài bản trước khi làm ăn thực sự (không quyết định khi gặp lần đầu tiên). Đơn đặt hàng thường rất lớn. Nếu là khách hàng lớn và có uy tín thường không chịu mở L/C ngay từ đầu
Khách hàng Nhật: Quyết định chậm (suy nghĩ kỹ càng), do vậy khó đoán được quyết định. Thường quan sát rất kỹ lưỡng. Khi có quan hệ thì lâu dài thường gửi người tới hỗ trợ hoặc kiểm tra. Rất kín đáo trong các quan hệ và chuyện cá nhân. Độ tin cậy cao
3. Các công việc phải làm trong tổ chức đàm phán
• Khâu mở đầu : tổ chức thu thập và xử lý thông tin
(Nó liên quan đến các vấn đề như: đánh giá địa vị, uy tín và khả năng của bản thân doanh nghiệp cũng như của đối tác đàm phán)
Phục vụ cho quá trình lập kế hoạch đàm phán và hơn nữa được sử dụng để ra những quyết định điều chỉnh trong quá trình đàm phán. Biết mình biết ta – đánh giá được tất cả những đòi hỏi của đôi bên.
Trước buổi gặp mặt, đầu tiên bạn cần xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất. Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán.
• Khâu thứ hai : tổ chức nhân sự của quá trình đàm phán
Sau khi xác định được thông tin trên, bạn sẽ chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình. Nếu bạn chọn đúng các thành viên tham gia, bạn sẽ nắm trong tay 80% thành công. Những thành viên trong phái đoàn phải thực sự cần thiết cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn.
• Khâu thứ ba : tổ chức lập kế hoạch, xây dựng chương trình đàm phán
• Khâu cuối cùng : tổ chức đàm phán
( Lưu ý là : + theo dõi cụ thể , chi tiết những diễn biến của cuộc đàm phán, so sánh với kế hoạch đề ra và tiến hành điều chỉnh dần (nếu cần), “một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cứng rắn như một khối đá”.
4. Phân chia các giai đoạn của quá trình đàm phán
• C1:
+giai đoạn 1 : mở đầu
+giai đoạn 2 : truyền đạt thông tin
+giai đoạn 3 : lập luận
+giai đoạn 4 : vô hiệu hóa lập luận của đối tác
+giai đoạn 5 : ra quyết định
Cách phân chia này tập trung vào quá trình thực hiện đàm phán, nội dung đàm phán.
• C2 :
+bước 1 : phân tích tình huống đàm phán
+bước 2 : lập kế hoạch cho lần đàm phán tới
+bước 3 : tổ chức đàm phán có hiệu quả
+bước 4 : giành và giữ quyền kiểm soát
+bước 5 : kết thúc đàm phán
+bước 6 : cải tiến liên tục
Cách này quan tâm đến từng bước để đi đến quá trình đàm phán, ngay từ khâu chuẩn bị cho cuộc đàm phán, đến sau khi kết thúc cuộc đàm phán.