1. Vai trò của thu thập và xử lý các thông tin cần thiết cho đàm phán
Để có thể đàm phán và ký kết được hợp đồng kinh doanh quốc tế, chúng ta cần phải nghiên cứu thị trường nước ngoài đặc biệt là tìm hiểu khả năng ,sở trường ,uy tín ,…của các đối tác mà ta sắp bắt tay đàm phán. Hiểu đối tác mà bạn đang đàm phán để có thể nắm bắt được điểm mạnh của bạn và điểm yếu của họ. Nếu đối phương cảm thấy bạn có điểm yếu trong những chi tiết vấn đề, bạn có thể là mục tiêu để họ tấn công.
Đôi khi, một bên đối tác dùng giọng không hay vì tin rằng đối phương không có đủ thông tin để thách thức mình. Thủ thuật thích hợp trong tình huống này là chỉ đơn giản bắt thóp đối phương (thách thức đối phương làm điều mà anh ta doạ làm và bạn biết là anh ta sẽ không dám).
Ví dụ:
Một người bán nhà nói một người định mua: “Đã có người khác trả giá cao hơn giá của chị.” Người mua bắt thóp anh ta: “ Sao anh không bán cho người trả giá cao hơn người đó?” Đây là câu hỏi hay, vì nó có thể giúp khám phá ra nguyên nhân sâu xa tại sao người bán vấn muốn đàm phán.
Đây là một ví dụ thường thấy khác. Một người mua hàng nói:” Thực ra tôi chẳng cần sản phẩm của anh.” Và câu hỏi thích hợp là: “ Nếu chị không cần sản phẩm của tôi, sao lại mất thì giờ nói chuyện với tôi.”
Đôi khi bạn có thể dễ dàng thay đổi thế mạnh đàm phán bằng cách cung cấp thông tin tiêu cực.
Ví dụ:
Một người bán hàng đang trình bày về sản phẩm của mình với một khách hàng, và người này rút cục lại có ý định mua sản phẩm này từ Công ty ABC, một trong những đối thủ cạnh tranh của người bán hàng. Người bán hàng biết rằng một số báo gần đây của tờ Bản tin khách hàng có đăng một bài với rất nhiều thông tin không tốt về các dịch vụ, tình hình tài chính và chất lượng sản phẩm của Công ty ABC. Cô liền nói với khách hàng: “Trước khi anh quyết định mua hàng, tôi khuyên anh nên đọc Bản tin Khách hàng số tháng một. Trong đó có một bài về Công ty ABC.
Ứng phó:
Người mua hàng phải tiến hành xác minh lại những điều người bán hàng nói. Rõ ràng là người bán hàng sẽ coi những thông tin tiêu cực về sản phẩm của đối thủ cạnh tranh là có lợi cho công ty mình. Người khách hàng có thể yêu cầu người bán giải thích tại sao sản phẩm của cô ta lại hơn sản phẩm của đối thủ và phải chứng minh cho điều ấy. Nếu người mua hàng thực sự quan tâm đến sản phẩm của Công ty ABC, anh ta nên cho công ty này cơ hội để trả lời về những thông tin xấu do người bán hàng kia và tờ Thông tin Khách hàng cung cấp.
Chỉ qua hai ví dụ đơn giản như trên, chúng ta cũng có thể phần nào thấy được tầm quan trọng của thông tin trong đàm phán. Ở ví dụ đầu tiên có thể thấy rằng nếu không có sự chuẩn bị về thông tin trước thì chúng ta rất dễ bị đối phương đẩy vào thế bất lợi .Còn ví dụ thứ hai ,chính nhờ có được thông tin cần thiết mà rất có khả năng người bán hàng sẽ lật ngược lại được tình huống bất lợi cho mình và thuyết phục được khách hàng mua sản phẩm của mình.
Việc nghiên cứu thị trường nước ngoài đòi hỏi phải thu thập được thông tin ,tổ chức tìm kiếm nguồn tin và phải có phương pháp thu thập và xử lý có hiệu quả các thông tin thu được và phổ biến kịp thời cho các đơn vị ,bộ phận có liên quan .
Việc thu thập thông tin có thể thông qua nhiều kênh khác nhau như:
+Thông tin của các tổ chức quốc tế chuyên ngành của Liên Hiệp Quốc (UNCTAD ,WTO, ICT,ESCAP,…)
+Sách báo thương mại do các tổ chức quốc gia ,các tổ chức phi chính phủ và cá nhân xuất bản (ví dụ như Niên giám thống kê của các nước ,thời báo tài chính,thời báo kinh tế….)
+Nguồn tin từ các trung tâm ngoại thương ,phòng thương mại và công nghiệp ,từ các công ty liên quan ,…
+Các thông tin do bản than doanh nghiệp thu thập được trên thị trường thông qua trao đổi trực tiếp với các khách hàng nước ngoài (bằng các hình thức quan sát ,phỏng vấn ,thử nghiệm thị trường …)
2.Các thông tin cần thiết cho quá trình đàm phán.
Các dữ kiện ban đầu để dàm phán bao gồm : Thông tin + Thời gian + Năng lực
Đàm phán thành công là kết quả của sự phối hợp có hiệu quả giữa các dữ kiện trên .Việc nghiên cứu thường bắt đầu từ việc điều tra rõ ràng chính bản than mình và tình thế của mình ,sau đó mới tiến hành thu thập thông tin về phía đối tác.
Đê có được sự chuẩn bị tốt nhất cho đàm phán ,chúng ta nên bắt đầu thu thập các thông tin cân thiết như sau:
2.1. Thu thập thông tin về thị trường
Luật pháp và tập quán buôn bán.
Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường.
Các loại thuế và chi phí.
Các nhân tố chính trị và xã hội.
Các điều kiện về khí hậu, thời tiết.
2.2. Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh
Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất, … cần được tìm hiểu đầy đủ những thông tin về nó, chẳng hạn:
- Công dụng và đặc tính.
- Xu hướng biến động cung cầu, giá cả.
- Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng.
Nếu bạn là người mua, hãy chắc chắn bạn hiểu kỹ lưỡng về sản phẩm và dịch vụ nằm trong mục tiêu đàm phán. Nếu đối phương cảm thấy bạn có điểm yếu trong những chi tiết vấn đề, bạn có thể là mục tiêu để họ tấn công hoặc khiến cho bạn lo lắng, bối rối. Tâm lý đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong khả năng để khiến đối phương thiếu sự chuẩn bị và để biết trước được hành động tiếp theo của họ.
2.3. Thu thập thông tin đối tác
Hiểu đối tác mà bạn đang đàm phán để có thể nắm bắt được điểm mạnh của bạn và điểm yếu của họ. Nếu đối phương có kinh nghiệm thì điều đó có nghĩa là anh ta cũng có một lịch sử đầy những thông tin hữu ích. Nếu có thể, hãy tìm cách tiếp cận các mối quan hệ kinh doanh trước đó, người đã từng đàm phán với người này. Nhiều người đàm phán luôn biết học hỏi từ người khác và sử dụng lợi thế của mình. Nếu bạn là người mua, hãy chắc chắn bạn hiểu kỹ lưỡng về sản phẩm và dịch vụ nằm trong mục tiêu đàm phán. Nếu đối phương cảm thấy bạn có điểm yếu trong những chi tiết vấn đề, bạn có thể là mục tiêu để họ tấn công.
Chúng ta nên tìm kiếm những thông tin cơ bản về đối tác như:
– Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng.
– Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định.
– Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép.
– Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác.
Ví dụ: Trong đàm phán mua bán, có thể tạm chia khách hàng thành những loại sau:
– Khách hàng trọng giá cả
Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp nhất với chất lượng ở mức tối thiểu. Họ không chấp nhận giá cao hơn để đổi lấy chất lượng cao hơn.
– Khách hàng trọng giá trị:
Là loại khách hàng ngại chi phí cao và nhận thức rõ về sự chênh lệch chất lượng. Họ chỉ chấp nhận giá cao sau khi đã kiểm tra kỹ về chất lượng và so sánh sự chênh lệch về chi phí giữa các giải pháp thay thế.
– Khách hàng trung thành:
Là khách hàng thường sãn sàng đánh đổi chi phí để lấy chất lượng mà họ đã biết rõ. Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu với những đối tác mới.
– Khách hàng trọng tiện lợi:
Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất, không cần so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi phí và chất lượng.
2.4. Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh
Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác.
Phân tích SWOT
Điểm mạnh: là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong cho phép ta đạt được mục tiêu, tận dụng được mọi cơ hội và tránh được các nguy cơ.
Điểm yếu: Là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho ta gặp khó khăn để đạt đến mục tiêu cũng như tận dụng được mọi cơ hội và tránh được những nguy cơ.
Cơ hội: là tất cả những gì xảy ra bên ngòai có tđộng thuận lợi đến hoạt động của ta.
Nguy cơ: Là tất cả những gì xảy ra từ bên ngòai có tđộng thuận lợi đến hđ của ta.
3. Các kỹ thuật thu thập và xử lý các thông tin cần thiết cho quá trình đàm phán.
Để có thể thu thập và xử lý thông tin thu được phục vụ tốt cho quá trình đàm phán ,các bên đàm phán thường cân nhắc những vấn đề sau : lựa chọn các nguồn thông tin ,tổ chức xử lý thông tin thu thập được.
3.1. Lựa chọn các nguồn thông tin
Chất lượng thông tin thu thập được phụ thuộc vào :
+ Mức độ am hiểu thông tin nói chung của doanh nghiệp
+ Phương pháp thu thập thông tin
+ Trình độ kiến thức chuyên môn của người thu thập thông tin.
Để có thể cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất ,bước tiếp theo trong khâu này là các doanh nghiệp nên tiến hành lựa chọn và hệ thống hóa các tài liệu đã thu thập được .Quá trình này là rất quan trọng bởi lẽ nếu không thực hiện nó,doanh nghiệp sẽ khó khăn trong việc ra quyết định thậm chí có thể ra quyết định sai .
Việc xử lý thông tin thường sử dụng các kỹ thuật của kinh tế lượng và thống kê.Những kỹ thuật thông dụng nhất đó là :
+ Phân tích xu hướng và chuỗi thời gian .
+Các mô hình hồi quy
+Cân đối vật tư
+ Các mô hình vào ra .
Mỗi phân loại của các mô hình hay kỹ thuật đều có những sự khác nhau ,mỗi loại kỹ thuật lại có những khó khăn và thuận lợi riêng .Tuy nhiên ,toàn bộ các kỹ thuật đều đòi hỏi lượng tương đối lớn các số liệu định lượng theo các biến số giải thích khác nhau .
Bên cạnh đó, việc lựa chọn được nhưng nhân sự có năng lực phân tích tốt sẽ có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập và xư lý thông tin ,lí do là bởi đối với mỗi công việc cần dự đoán hay phân tích đều có những nguồn thông tin và cách xử lý khác nhau đòi hỏi sự nhanh nhạy và phương pháp làm việc khoa học.