Văn hóa là một hệ thống hữu cơ các giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo và tích lũy trong quá trình hoạt động thực tiễn, trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xã hội.
Văn hóa đàm phán là tất cả những gì các bên phải chú ý trong khi đàm phán. Văn hóa đàm phán có thể biểu hiện ra ngoài mà cũng có thể không biểu hiện ra ngoài.
Ảnh hưởng của yếu tố văn hóa đến quá trình đàm phán kinh doanh quốc tế:
Đàm phán kinh doanh quốc tế là quá trình đàm phán giữa các đối tác để quyết định việc thực hiện các bước, các hợp đồng kinh doanh quốc tế.
Đàm phán kinh doanh quốc tế vẫn có thể diễn ra giữa các bên có cùng quốc tịch, cùng ngôn ngữ, khi đó văn hóa đàm phán kinh doanh quốc tế là văn hóa đàm phán nói chung.
Trong trường hợp các bên đàm phán đến từ các nền văn hóa khác nhau, bên cạnh việc tìm hiểu thông tin chung về đối tác,họ phải tìm hiểu những vấn đề thuộc về văn hóa trước khi ngồi vào bàn đàm phán.
Để tăng khả năng thành công của đàm phán kinh doanh quốc tế, người đàm phán càng am hiểu văn hóa của mình và đối tác của mình càng tốt. Một số vấn đề mà các nhà kinh doanh quốc tế nên ưu tiên nghiên cứu đó là: ngôn ngữ, lối sống, thông tin – tín hiệu, tín ngưỡng, phong tục, tập quán, lễ hội.
Ảnh hưởng của văn hóa đối với hành vi giao dịch, đàm phán kinh doanh được xem xét trên những khía cạnh khác nhau:
• Một là, sự khác biệt về ngôn ngữ và những cử chỉ hành vi không lời.
Trong tất cả các thứ ngôn ngữ được sử dụng chủ yếu trong đàm phán kinh doanh, các câu hỏi và những câu tự bộc lộ thông tin là những hành vi ngôn ngữ được sử dụng thường xuyên nhất. Tuy nhiên, ngay cả đối với hành vi ngôn ngữ xuất hiện nhiều nhất này thì các nhà giao dịch, đàm phán có quốc tịch khác nhau cũng có tần suất sử dụng khác nhau. Ví dụ như trong khi 34% phát ngôn của các nhà kinh doanh Trung Quốc trong đàm phán là câu hỏi thì người Anh và người Đài Loan lại có xu hướng hỏi rất ít.
Bên cạnh câu hỏi và những câu tự bộc lộ, trong đàm phán kinh doanh, những câu mệnh lệnh, cam kết và hứa hẹn cũng thường xuyên được sử dụng trong các ngôn ngữ đàm phán thông dụng.
Ví dụ: Nhật Bản có thể được coi là nước có phong cách đàm phán nhẹ nhàng và lịch sự nhất. Sự đe dọa, những mệnh lệnh, cảnh báo, câu nói không rất ít khi được sử dụng, thay vào đó là những khoảnh khắc im lặng, hứa hẹn, khuyến nghị và cam kết. Hàn Quốc có vẻ như sẽ có phong cách đàm phán như người làng giềng khổng lồ, nhưng thực tế phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Hàn Quốc lại rất khác so với Nhật Bản. Các nhà kinh doanh Hàn Quốc sử dụng nhiều câu mệnh lệnh, đe dọa hơn những nhà kinh doanh Nhật Bản, họ sử dụng từ không và ngắt lời đối tác nhiều gấp 3 lần so với người Nhật. Những nhà kinh doanh Trung Quốc có phong cách đàm phán khá giống với người Nhật, nhưng họ thường nghiêng về các phát ngôn mang tính chất trao đổi thông tin. Trong khi đó, các nhà đàm phán Đài Loan có phong cách giống như người Hàn Quốc. Người Pháp sử dụng nhiều nhất các câu mệnh lệnh, đe dọa, cảnh báo. Người Pháp cũng thường xuyên ngắt lời đối tác và rất hay nói không. Mỹ, Đức có cách sử dụng ngôn ngữ và những hành vi không lời gần như là tương tự nhau. Cách sử dụng ngôn ngữ, các cử chỉ, điệu bộ của họ không quá nhẹ nhàng nhưng cũng không quá nóng nảy trong đàm phán.
• Hai là, sự khác biệt về quan niệm giá trị :
Có bốn quan niệm về giá trị thường được hiểu khác nhau: Khách quan, cạnh tranh, công bằng, và quan niệm về thời gian.
Xét trên quan niệm về tính khách quan, các quốc gia phương Tây thường có sự khách quan hơn, ra những quyết định dựa trên những thực tế rõ ràng mà không quan tâm đến các nhân tố tình cảm, quan hệ khác, trong khi các quốc gia châu Á và Mỹ latinh lại thường có các quyết đàm phán không khách quan, họ chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố tâm lý, tình cảm và quan hệ trong quá trình đàm phán. Trong khi đó, tính khách quan không phải là một giá trị được đề cao trong văn hóa của nhiều dân tộc ở phương Đông.
Cạnh tranh là một đặc điểm của đàm phán. Đây là hình thức cạnh tranh giữa người mua và người bán với tư cách là hai bên đối tác trên bàn đàm phán. Xu hướng vận động của các bên yêu cầu về giá cả và điều kiên trao đổi của bên mua và bên bán là trái ngược nhau, chỉ có điểm chung duy nhất là hai bên đều cố kiếm được lợi ích càng nhiều càng tốt cho bên mình. Kết quả của quá trình cạnh tranh giữa hai bên đối tác chính là kết quả của cuộc đàm phán. Kết quả đàm phán là vấn đề liên quan đến quan niệm công bằng. Cùng với đó, nét văn hóa đặc trưng của các nước phương Đông, đặc biệt là người Nhật, cho rằng người mua có ưu thế hơn, bởi họ quan niệm khác hàng là thượng đế, được hưởng nhiều ưu đãi.Trong khi đó kết quả những cuộc đàm phán với đối tác Mỹ thường dẫn đến một kết quả có lợi tương đối đồng đều cho cả hai bên mua và bán.
Thời gian trong các nền văn hóa khác nhau cũng được hiểu khác nhau. Muốn nắm bắt được thành công, trước hết nhà kinh doanh phải nắm bắt được thói quen sử dụng, quan niệm về thời gian của đối tác. Đối với các quốc gia quan niệm về thời gian là thời gian đơn, như người Mỹ, Đức, đúng giờ, khoa học, rành mạch rõ ràng là mấu chốt khiến cuộc đàm phán nhanh chóng đạt được kết quả tốt đẹp. Nhưng với quan niệm về thời gian phức, như người châu Á, Mỹ Latinh, họ thường không có thói quen đúng giờ, ít quan tâm đến tầm quan trọng của tác phong đó và thường đổ lỗi cho những nguyên nhân khách quan. Cũng có những trường hợp một số nền văn hóa quan niệm cả thời gian đơn và phức, vậy nên các doanh nghiệp lại càng cần chú trọng yếu tố này khi ngồi vào bàn đàm phán.
• Sự khác biệt về tư duy và quá trình ra quyết định
Khi đối mặt với một nhiệm vụ đàm phán phức tạp, hầu hết các nhà đàm phán phương Tây đều có thói quen chia nhỏ nội dung đàm phán thành một loạt những công việc nhỏ. Các vấn đề như giá cả, vận chuyển, bảo hành, bảo dưỡng… lần lượt được giải quyết. Kết quả cuối cùng của đàm phán sẽ là tổng hợp kết quả đàm phán của tất cả các nội dung nhỏ. Các nhà đàm phán châu Á lại có xu hướng trái ngược. Họ không phân chia nội dung đàm phán thành các công việc nhỏ mà cùng thường một lúc đàm phán tất cả các nội dung không theo một trình tự rõ ràng, và nhượng bộ chỉ đạt được vào khi đàm phán đã sắp kết thúc.
Văn hoá chi phối hành vi của con người và vì vậy ảnh hưởng quyết định đến hành vi của các nhà kinh doanh trong giao dịch, đàm phán. Vậy nên giữa những nhà kinh doanh đại diện cho những giá trị, đặc điểm văn hoá khác nhau, cần có sự chuẩn bị, chú ý tới từng chi tiết, từ lựa chọn phái đoàn đàm phán; quản lý, theo dõi các công tác chuẩn bị cho đàm phán; theo dõi chặt chẽ diễn biến trên bàn đàm phán; và các vấn đề sau khi kết thúc đàm phán. Bởi nếu không có sự khác biệt về cơ sở văn hoá, đàm phán có thể diễn ra trôi chảy; nhưng khi có những khác biệt, mâu thuẫn, thì văn hoá lại là một nguồn gốc cơ bản cho sự bất đồng quan điểm trong đàm phán, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Ví dụ:Các nhà đàm phán Mỹ thường gặp rất nhiều khó khăn trên thị trường Nhật Bản. Đối với họ, khi một nửa trong số các vấn đề đã đạt được thỏa thuận thì có nghĩa là cuộc đàm phán cũng đã hoàn thành được một nửa. Tuy nhiên, đối tác Nhật Bản của họ lại không cảm thấy như vậy, trong khi phía Mỹ cho rằng mình đã đi được một nữa quãng đường thì phía Nhật dường như còn chưa tiến thêm được bước nào. Nhưng rồi người Mỹ lại ngạc nhiên vì sự kết thúc nhanh chóng của người Nhật với những nội dung đàm phán. Một khi đối tác Nhật Bản đã bắt đầu chấp nhận một nhượng bộ thì họ có xu hướng chấp nhận rất nhanh các nhượng bộ khác để đạt đến thỏa thuận cuối cùng. Sự khác biệt về cách tư duy và quá trình ra quyết định giữa các doanh nghiệp Mỹ và Nhật Bản xuất phát từ quan niệm khác nhau về đàm phán kinh doanh. Người Mỹ cho rằng đàm phán là một quá trình ra quyết định để giải quyết vấn đề, một thỏa thuận tốt nhất cho cả hai phía sẽ là giải pháp tốt nhất cho vấn đề đàm phán. Giải quyết vấn đề theo từng bước, rồi tiến đến thỏa thuận cuối cùng là cách người Mỹ thường sử dụng. Tuy nhiên, đối với các nhà doanh nghiệp Nhật Bản, đàm phán lại là một quá trình phát triển quan hệ kinh doanh vì mục tiêu lợi ích lâu dài. Vì vậy, có thể những vấn đề cụ thể về nội dung của cuộc đàm phán không quan trọng bằng những nhân tố khác liên quan đến tiềm năng, phát triển các mối quan hệ lâu dài. Những nội dung cụ thể của đàm phán sẽ được thỏa thuận một cách tương đối dễ dàng khi các nhà kinh doanh Nhật Bản đã nhìn thấy ở đối tác tương lai hợp tác lâu dài, có lợi cho cả hai bên.
KL: Văn hóa có tác động lớn tới quá trình đàm phán bởi các yếu tố này không chỉ chi phối đến suy nghĩ, thái độ, hành động của những nhà đàm phán mà còn là cơ sở giúp các nhà đàm phán nhận biết năng lực và thái độ của bên đối tác để có cách điều chỉnh nhằm đảm bảo thành công cho cuộc đàm phán. Nắm bắt được những nét văn hóa riêng của từng đối tác, với mỗi đối tác có cách ứng xử phù hợp riêng sẽ giúp các nhà đàm phán giảm thiểu được rủi ro cũng như những hiểu nhầm không đáng có đồng thời thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình.