1. Triệu tập hội nghị
Hội nghị quốc tế do hoặc các tổ chức quốc tế (hoặc dưới sự bảo trợ của chúng) hoặc do các quốc gia triệu tập. Để chuẩn bị triệu tập hội nghị, các quốc gia thành viên phải có sự thoả thuận về chương trình nghị sự của hội nghị. Trong chương trình nghị sự, các mục đích triệu tập hội nghị được xác định. Trước khi triệu tập hội nghị, các quốc gia thanh viên phải tiến hành thoả thuận về cấp đại diện (nguyên thủ quốc gia, nguyên thủ chính phủ hay bộ trưởng ngoại giao…), thời gian và nơi tiến hành hội nghị, quy chế thông qua quyết định.
Những thoả thuận như vậy thường được tiến hành qua các kênh ngoại giao hoặc trong khuôn khổ các cuộc toạ đàm riêng biệt. Việc xác định thanh phần tham gia hội nghị và cấp độ các đại diện được tiến hành trên cơ sở mục đích và tính chất hội nghị. Ví dụ, để tiến hành hội nghị về hòa bình va an ninh toàn cầu cần có sự tham gia của tất cả các quốc gia va ở cấp độ cao nhất (nguyên thủ quốc gia, nguyên thủ chính phủ hoặc bộ trưởng ngoại giao).
Trong các trường hợp hội nghị quốc tế được tổ chức bởi các tổ chức quốc tế hoặc dưới sự bảo trợ của chúng, thời gian va nơi triệu tập hội nghị thường được xác định trên cơ sở các hội nghị tương ứng của các tổ chức đó. Trong đó những trường hợp như vậy hội nghị quốc tế thường được tổ chức tại nơi có trụ sở của tổ chức quốc tế hoặc ở quốc gia thanh viên (theo đề nghị của quốc gia đó va được tổ chức đồng ý).
Các vấn đề về trình tự tiến hanh hội nghị, quy chế thông qua quyết định tại hội nghị (nhất trí hoan toan hay quá bán…) được giải quyết qua các cuộc họp trù bị. Để tiến hanh hội nghị một cách tốt đẹp, trước khi triệu tập hội nghị các quốc gia phải thoả thuận về các điều kiện vật chất của hội nghị (cơ sở trang thiết bị, các dịch vụ liên quan…).
Các quốc gia thanh viên tham dự hội nghị thực hiện các hoạt động ngoại giao nhằm mục đích chuẩn bị cho hoạt động của mình tại hội nghị. Các hoạt ngoại giao đó được tiến hanh thông qua các đại diện ngoại giao ở nước ngoai dưới các hình thức toạ đam hai bên hoặc nhiều bên về các vấn đề liên quan tới hội nghị tương lai. Đôi khi hoạt động đó chỉ tiến hanh dưới hình thức trao đổi thư từ.
Hoạt động của nhiều hội nghị thường được tiến hanh dưới hình thức các kỳ họp. Thời gian giữa các kỳ họp thường kéo dai tới vai tháng.
Cấp độ đại diện tham gia hội nghị được xác định trên cơ sở tính chất, ý nghĩa của các vấn đề được giải quyết tại hội nghị. Cấp độ đó có thể được thay đổi trong quá trình tiến hanh hội nghị. Ví dụ, giai đoạn đầu của hội nghị có thể la các đại diện cấp bộ có liên quan, sau đó la cấp bộ trường ngoại giao va cuối cùng có thể la nguyên thủ chính phủ hoặc nguyên thủ quốc gia.
2. Quy chế và trật tự thông qua quyết định tại hội nghị
Để hoạt động của hội nghị đạt kết quả tại các đại diện phải giải quyết vấn đề quy chế va trật tự thông qua quyết định. Các quy phạm pháp Luật quốc tế về quy chế va trật tự thông qua quyết định đó thuộc về nganh Luật quốc tế về tổ chức va hội nghị quốc tế. Một số quy phạm đó được các đại diện thông qua tại các hội nghị tương ứng, một số quy phạm mang tính chất tập quán pháp.
Các quy phạm pháp Luật quốc tế đó giải quyết các vấn đề:
– Trật tự xác định chương trình nghị sự;
– Bầu các cơ quan tổ chức tiến hanh hội nghị;
– Trật tự thanh lập các cơ quan giúp việc;
– Trật tự hình thanh va nghĩa vụ của thư ký hội nghị;
– Trật tự xác định số đại biểu hợp lệ;
– Thẩm quyền của chủ tịch hội nghị;
– Trật tự của các bai phát biểu;
– Trật tự đưa các vấn đề về quy chế hội nghị ra biểu quyết;
– Trật tự đề xuất sự sửa đổi va rút lại ý kiến;
– Trật tự tiến hanh biểu quyết;
– Điều kiện tham gia của các quan sát viên;
– Trật tự thay đổi các quy định về quy chế.
Việc biểu quyết được tiến hanh theo cách thức giơ cao bảng có tên nước của đoan đại biểu hoặc la dùng máy điện tử theo cách thức bấm nút.
Theo một số quy định về quy chế thông qua quyết định, việc thông qua quyết định về các công việc ma vì đó hội nghị được triệu tập cần được tiến hanh trên cơ sở 2/3 số người tham gia bỏ phiếu (quá bán tối đa tương đối). Trong khi đó các quyết định liên quan tới quy chế luôn được thông qua trên cơ sở quá bán tối thiểu. Trong thực tiễn thường xảy ra tranh luận về việc vấn đề thuộc quy chế thông qua quyết định hay thuộc vấn đề ma hội nghị cần giải quyết về mặt thực chất. Để giải quyết cuộc tranh luận đó người ta thường áp dụng nguyên tắc biểu quyết kon sen suns.
Trước khi thông qua quyết định có thể có nhiều đề xuất sửa đổi. Việc thông qua các sửa đổi đó cũng được tiến hanh theo một trật tự va các điều kiện nhất định. Để thông qua quyết định trước hết phải thông qua đề xuất sửa đổi quyết định. Trong trường hợp có nhiều đề xuất sửa đổi, việc biểu quyết được tiến hanh trước hết với đề xuất được coi la sửa đổi căn bản nhất so với nội dung quyết định.
Một đề nghị được coi la đề xuất sửa đổi khi đề nghị đó nhằm bổ sung cho quyết định ban đầu, loại bỏ một số phần hoặc la sửa đổi chúng. Nếu như một đề nghị có nội dung khác hoan toan nội dung quyết định ban đầu thì nó không được coi la đề xuất sửa đổi ma được coi la quyết định mới đối chọi với quyết định cũ cần được giải quyết.
Theo đề nghị của bất kỳ đoan đại biểu nao, một quyết định hoặc đề xuất sửa đổi có thể được thông qua theo từng phần. Nếu như không thông qua bất cứ bộ phận nao thì quyết định sẽ không được đưa ra biểu quyết. Nếu như một số bộ phận đã được thông qua thì quyết định cũng cần được thông qua một cách tổng thể.
Thực tế các đại biểu dự hội nghị thường sử dụng các quy định về quy chế thông qua quyết định với tính chất chiến thuật nhằm mục đích thông qua hoặc bác bỏ quyết định.
Ngôn ngữ được sử dụng tại hội nghị bao gồm những ngôn ngữ chính thức va ngôn ngữ lam việc được sử dụng tại diễn đan Liên Hợp Quốc. Các ngôn ngữ chính thức thường được sử dụng để phát biểu, phát hanh các quyết định chính thức của hội nghị. Một số ngôn ngữ trong các ngôn ngữ chính thức được gọi la ngôn ngữ lam việc. Các ngôn ngữ đó thường được sử dụng để lập các văn bản.
Quy chế va trật tự thông qua quyết định của hội nghị quốc tế có vai trò quan trọng trong việc thanh công của hội nghị quốc tế. Việc thông qua quy chế va trật tự đó phụ thuộc vao thái độ xây dựng của các phái đoan, tình hình hợp tác giữa các quốc gia va, cuối cùng, mục đích ma hội nghị đặt ra. Nhiều hội nghị quốc tế được triệu tập nhằm mục đích thông qua các điều ước quốc tế (ví dụ, các hội nghị quốc tế về Luật biển quốc tế các năm 1958, 1973 va 1982). Một số các hội nghị quốc tế được triệu tập chỉ nhằm thông qua các báo cáo, tuyên bố va nghị quyết hoặc trao đổi quan điểm về các vấn đề khác nhau của thế giới (ví dụ, các cuộc họp thường kỳ hang năm của Đại hội đồng Liên Hợp Quốc).