1 – Các phương thức đàm phán
Trong hoạt động kinh doanh có ba phương thức đàm phán chủ yếu sau: đàm phán qua điện tín; đàm phán qua điện thoại và gặp gỡ đàm phán trực tiếp.
1.1 – Đàm phán qua thư tín
Là phương thức được sử dụng phổ biến trong kinh doanh. Phương thức này thường là sự khởi đầu và giúp cho việc duy trì những giao dịch lâu dài so với phương thức gặp gỡ trực tiếp.
Ưu điểm: Giao dịch qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí các quyết định đưa ra được quyết định kỹ càng và tranh thủ được nhiều ý kiến của tập thể. giao dịch này còn có ưu điểm là có thể giao dịch đồng thời với nhiều khách hàng, trong soạn thảo thư tín có điều kiện khéo léo dấu được ý đồ thật của mình.
Tuy nhiên sử dụng hình thức này cũng có nhược điểm là chậm trễ. Dễ bỏ lỡ cơ hội , khó biết ý đồ thật của khách hàng và không ứng xử được linh hoạt.
Với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nhất là khi điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khăn, các nhà kinh doanh còn đàm phán qua telex, fax . . . Các hình thức đàm phán này tiện lợi, nhanh chóng. Nó cho phép kèm theo các thuyết minh, chú dẫn không lo thất lạc. Đây cũng là xu hướng phát triển trong tương lai.
Cần chú ý khi soạn thảo là: đảm bảo tính lịch sự, chính xác, khẩn trương, kiên nhẫn với các quy định chuẩn mực thư nên viết ngắn rõ ràng, tránh sự hiểu nhầm. kinh nghiệm cho thấy việc dùng thư tín trong giao dịch dễ gây thiện cảm và nếu có giao dịch thư tín từ trước dễ được ưu tiên hơn những khách hàng xuất hiện lần đầu.
=> Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ.
1.2 – Đàm phán qua điện thoại
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến.
Ưu điểm nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, đảm bảo tính khẩn trương, đúng thời điểm cần thiết. nó cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng.
Nhược điểm: Chi phí lớn, nhiều nhà kinh doanh và những cuộc đàm phán nhỏ không thể thực hiện được. Đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên. Do đó người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telefax.
=> Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ. Sự phát triển của điện tử tin học đã làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội dung và hình thức. Điển hình là đàm phán qua Intemet. Đây là phương tiện truyền tin, nhận tin và giao dịch rất lý tưởng. Đàm phán qua mạng Intemet cho phép đàm phán đa phương, song phương với đặc điểm và thời gian trải rộng toàn cầu. Qua mạng Intemet giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu của nhau
1.3 – Đàm phán trực tiếp
Hai phương thức đàm phán trên không đem lại kết quả như mong muốn. vì các bên khó có thể giải thích các vấn đề cặn kẽ quan điểm của mình cũng như không thể hiểu chính xác kỳ vọng của đối tác để có thể có những nhân nhượng hơp lý. Giao dịch qua thư tìn hoặc điện thoại chỉ thích hợp với những hợp đồng có quy mô nhỏ, không có tính chất phức tạp các bên dễ dàng nhất trí với nhau về điều kiện đưa ra . trao đổi qua thư tín điện thoại thường đóng vai trò cho khởi đầu đàm phán. Bằng cách gặp gỡ trực tiếp , đặc biệt là những hợp đông lớn có tính chất phức tạp cần có sự chuẩn bị kỹ càng trước khi ký kết chính thức giữa các bên
Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng.
• Ưu điểm:
Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ . . . qua đó các bên có thể giải thích và hiểu được quan điểm và mong muốn của nhau từ đó có tác động tới đối tác bằng cách thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích của các bên.
Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa vẫn đạt kết quả
• Nhược điểm:
Phương thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác. Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải nắm vững nghiệp vụ, chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết, có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống. Tổ chức đàm phán trực tiếp đòi hỏi phải lựa chọn địa điểm đàm phán phù hợp và phải có phương án tổ chức đàm phán.
=> Phương thức này phải chịu chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó nó áp dụng cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thảo luận kỹ càng, thoả thuận chi tiết giữa các bên trước khi đi đến kí kết chính thức.
Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì các phương thức đàm phán trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau. Khi mở đầu quá trình giao tiếp thì nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín. Khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử. Còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp.
Ví dụ minh họa cho cả 3 phương thức trên:
Công ty TNHH may Hai có 1 hợp đồng làm ăn đầu tiên và có quy mô khá lớn với Công ty cổ phần TM Xakutara của Nhật. May Hai xuất khẩu sang đó 1 lô hàng áo khoác mùa đông bao gồm 3000 chiếc cho Nam và 3000 chiếc cho Nữ. Trước đó, bà Nguyễn Thanh Thủy, đại diện phòng Kinh doanh củaMay Hai đã gửi thư cho ông Yamaha Tsukishiro phụ trách Thương mại quốc tế của cty Xakutara, có đính kèm bản hợp đồng đã đc soạn thảo sẵn cùng với một số Catalogue về sản phẩm của Lacotimex để chào hàng. Trong thư bà Thanh Thủy đã nói rõ về một số điều khoản của hợp đồng. sau khi nhận được email từ Lacotimex, ông Yamaha nhận thấy còn có những điểm về giá cả và chất liệu khiến cho bên cty của ông chưa hài lòng, và ông ấy đã gửi thư lại cho đối tác bày tỏ ý kiến của mình về những vấn đề ấy và yêu cầu bên Lacotimex xem xét lại. => đàm phán qua thư tín.
Sau khi nhận được thư từ phía Nhật Bản, bà Thủy đã báo cáo lại với cấp trên của mình về việc cty bên đó muốn thay đổi 1 số điều khoản trong hợp đồng. nhận thấy đây la 1 đối tác tiềm năng nhưng khó tính, đích thân ông Nguyễn Quang Tuấn- giám đốc kinh doanh của Lacotimex đã gọi điện cho ông Yamaha. Ông Tuấn đã dùng những lập luận bảo vệ các điều khoản trong hợp đồng, đồng thời ông Yamaha ở bên kia đầu dây tuy tỏ ra tôn trọng ý kiến đối tác nhưng trong tâm trí ông vẫn chưa thực sự được thuyết phục. do đó, 2 bên vẫn tỏ ra dè dặt trong lời nói và chưa đi đến thống nhất. => đàm phán qua điện thoại.
Chính vì vậy, 2 bên đã quyết định tổ chức 1 buổi gặp mặt trực tiếp để trao đổi dễ dàng với nhau và cũng là để đi đến ký kết hợp đồng luôn. Trong buổi gặp gỡ trao đổi giữa 2 đoàn hôm đó, bên phía Việt Nam đã đồng ý thay đổi chất liệu sản phẩm cho phù hợp với tiêu chuẩn Nhật Bản đưa ra, tuy nhiên họ vẫn giữ nguyên mức giá. Bên Nhật Bản khéo léo từ chối và đưa ra lời đề nghị sẽ mua nhiều hơn số lượng sản phẩm của Lacotimex. Và như vậy, cả 2 bên đi đến thống nhất và ký kết hợp đồng.=> đàm phán tực tiếp!
2 – Các kiểu đàm phán trong kinh doanh quốc tế
Trên giác độ kết quả đàm phán thu được thì có các loại sau: (lấy ví dụ phần này thôi nhé)
(1) Kiểu đàm phán Được – Được (win – win)
Là những kiểu đàm phán thành công nhất trong đó tất cả các bên đều thu được lợi ích tùy và yêu cầu va mục đích của họ. đây là sự gặp gỡ lợi ích trên cơ sở lòng chân thành cà trung thực. các bên cùng nhau tìm ra thừa nhận lợi ích chính đáng của đối tác không để họ bị thất vọng.
Nguyên tắc: Thắng lợi của một bên không làm hại bên kia, không loại trừ thắng lợi của bên kia. Các bên đều hài lòng với kết quả thương lượng và sẵn sàng thực hiện các cam kết. Công thức “cùng thắng” không buộc một bên phải nhượng bộ vì lợi ích của bên kia.
Mục tiêu: Kiểu đàm phán này lấy sự hợp tác lâu dài làm mục tiêu chính và sẽ tiếp tục được phát triển. Với kiểu đàm phán này, việc ký kết và thực hiện hợp đồng được diễn ra một cách thuận lợi, nhanh chóng, phù hợp với mong muốn hai bên. Nó thể hiện sự tin cậy và hiểu biết lẫn nhau cũng như phản ánh tiêu chuẩn mới của đạo đức kinh doanh.
Chiến lược “cùng thắng” được coi là phương pháp đàm phán có tính xây dựng nhất. Nét đặc trưng của phương pháp này là nó cho phép bảo vệ chắc chắn lập trường riêng của các bên. Đây là kiểu đàm phán thành công nhất, trong đó tất cả các bên đều thu được lợi ích, tuỳ theo yêu cầu và mục đích của họ. Đây là sự gặp gỡ lợi ích trên cơ sở lòng chân thành và trung thực.
VD: Hôm thứ 5, ngày 17/4/2014 một nguồn tin từ Chính phủ Nhật Bản cho biết Mỹ đã đồng ý cho phép Nhật Bản giữ lại thuế suất đối với gạo và lúa mì trong các cuộc đàm phán song phương mở rộng liên quan đến Hiệp định Đối tác Kinh tế Chiến lược xuyên Thái Bình Dương (TPP). Đổi lại, Washington hiện đang yêu cầu Tokyo tạo một hệ thống thuận lợi hơn nhằm tăng nhập khẩu từ gạo Mỹ vào Nhật, và phía Nhật Bản đã quyết định chấp nhận điều kiện này. Ban đầu Mỹ kêu gọi Nhật Bản ngăn chặn hoạt động thương mại quốc doanh của gạo và lúa mì, đồng thời xóa bỏ mọi thuế quan. Nhưng Washington đã hạ bớt yêu cầu của mình xuống vì yêu cầu ban đầu của Mỹ nếu thành hiện thực sẽ dẫn đến sự gia tăng xuất khẩu gạo và lúa mì của Canada và Úc sang Nhật Bản, đồng nghĩa với việc Mỹ sẽ bị cạnh tranh ở thị trường này. Như vậy việc 2 thỏa thuận trên đc thông qua đã là thắng lợi của cả 2 bên Nhật Bản và Mỹ trong các cuộc đàm phán này
(2) Kiểu đàm phán Được – Mất (win-lose) ví dụ
Theo kiểu đàm phán này người ta quan niệm đàm phán như một cuộc chiến . trong đó kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán là một bên đạt được toàn bộ lợi ích yêu cầu đặt ra. (thậm chí cao hơn) đối với bên đối tác hầu như không đạt được lợi ích mong muốn và chủ yếu chỉ là chấp nhận các điều kiện của bên kia đưa ra với kiểu đàm phán như vậy người ta không chú ý đến tới quá trình thực hiện hợp đồng sau này sẽ như thế nào và không xuất phát từ quan điểm từ hợp tác giữa các bên.
Nguyên tắc: Một bên thương lượng cho rằng chỉ có thể giành được thắng lợi trên cơ sở thất bại của đối phương. Các bên sử dụng tất cả mọi phương tiện như sức mạnh, quyền lực, v.v… để giành được chiến thắng, bất chấp lợi ích, quyền lợi của đối thủ. Theo kiểu đàm phán này, người ta quan niệm đàm phán như một cuộc chiến.
Mục tiêu: Giành chiến thắng. Các bên chỉ nghĩ đến chiến thắng của mình và buộc đối tác phải quan tâm đến lợi ích của mình. Mục tiêu của chiến lược này không chỉ nhằm bảo đảm lợi ích của mình, mà còn đảm bảo thất bại của đối thủ. Trong tình huống này các đối tác chỉ hợp tác với nhau khi tình hình còn buộc phải làm như vậy. Họ dễ dàng rũ bỏ hợp tác và cạnh tranh không khoan nhượng với nhau. Chiến lược này chỉ hiệu quả khi đối tác thiếu thông tin, không hiểu thấu đáo vấn đề thương lượng.
(3) Kiểu đàm phán Mất – Mất (lose-lose)Ví dụ
Kết quả của cuộc đàm phán Thua – Thua là số 0, thậm chí âm. Trường hợp này không những làm mất thời gian đàm thoại và các khoản phí tổn mà còn không đem lại lợi ích cho các bên tham gia, thậm chí có thể gây tổn hại quan hệ giữa hai bên. Đây là trường hợp đàm phán nằm ngoài mong muốn của các bên tham gia, tuy nhiên vẫn xảy ra hàng ngày với những nguyên nhân khác quan và chủ quan khác nhau.
Ngoài ra, trên giác độ phong cách đàm phán có thể chia thành các loại sau:
(1) Đàm phán theo kiểu mềm
Mục đích của đàm phán kiểu này là các bên đều đạt được thoả thuận. Ở đây có sự nhân nhượng có ý thức nhằm củng cố và phát triển quan hệ đối tác và đạt đuợc thoả thuận. Kết quả đàm phán theo kiểu này có thể là “cùng thua”, “thua-thắng” và “thắng -thua”.
(2) Đàm phán theo kiểu “mặc cả thương mại”
Nguyên tắc của kiểu đàm phán “Anh làm cái này cho tôi, còn tôi làm cái kia cho anh”. Người thương lượng muốn giành cho mình kết quả có lợi và nhân nhượng tối thiểu cho đối tác, làm sao để đối tác đồng ý. Kiểu đàm phán này không nhằm mục đích dàn xếp quan hệ mà là giành lợi thế cho mình.
(3) Đàm phán kiểu cứng hoặc kiểu sức mạnh
Đặc điểm của kiểu đàm phán này là các bên đàm phán coi nhau như kẻ thù, đối thủ. Mục đích của đàm phán là chiến thắng. Đàm phán theo kiểu cứng còn thể hiện tính cạnh tranh. Các bên kiên quyết bảo vệ đòi hỏi của mình, không nhân nhượng, gây áp lực lẫn nhau, không quan tâm đáp ứng lợi ích của nhau