Để thực hiện tổ chức một cuộc đàm phán kinh doanh quốc tế có hàng loạt các công việc phải làm liên quan đến việc lập và thực hiện kế hoạch.
1. Lập kế hoạch và xây dựng chương trình đàm phán
1.1. Lập kế hoạch đàm phán
1.1.1. Khái niệm
Lập kế hoạch đàm phán là sự thiết lập, tính toán trình tự công việc, thao tác, chi phí, thời hạn và khả năng thực hiện mục tiêu.
1.1.2. Mục tiêu của việc lập kế hoạch đàm phán
– Cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, thao tác phải làm ngay khi chưa tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi những chi tiết cần thiết trong cuộc đàm phán sắp tới, xây dựng các phương án khác nhau, tạo điều kiện tối ưu cho việc ra quyết định.
– Nhằm xác định và loại trừ những khâu bế tắc, khó khăn trong quá trình đàm phán, phối hợp các hành động, các thao tác, biện pháp bố trí chúng theo thời gian đàm phán cho phù hợp với quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp.
– Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó. Điều đó cho phép kích thích, động viên tinh thần sáng tạo của các thành viên trong việc chuẩn bị đàm phán. 1.1.3. Các kế hoạch cần soạn thảo phục vụ cho tiến hành đàm phán
– Kế hoạch chung: là kế hoạch của kế hoạch, trong đó có định rõ từng loại công việc, thời hạn hoàn thành và người thực hiện.
– Kế hoạch chiến lược: là đường lối, phương hướng, chương trình hành động nhằm đạt mục tiêu đề ra. Khi lập kế hoạch này, nhà đàm phán phải phân định rõ các mục tiêu cần đạt được, các nhiệm vụ cần tiến hành trong khi đàm phán.
– Kế hoạch chiến thuật: bao gồm danh sách các biện pháp, phương pháp giải quyết những nhiệm vụ của từng giai đoạn. Nếu thực hiện các biện pháp đó trong quá trình đàm phán, nhà đàm phán sẽ thực hiện được các nhiệm vụ chiến lược đã nêu ở trên.
– Kế hoạch thực hiện cụ thể: là chương trình hành động nhằm giải quyết những nhiệm vụ riêng biệt của đàm phán.
– Kế hoạch thu thập và xử lý thông tin: chỉ rõ các vấn đề như nguồn thông tin, khối lượng thông tin đã và cần thu thập được, người thu thập, thời hạn hoàn thành, kế hoạch lựa chọn, hệ thống hóa và xử lý thông tin…
Việc lập kế hoạch đàm phán cần thực hiện các thao tác sau đây:
* Phân tích SWOT dựa trên các nguồn thông tin đã thu thập và xử lý để từ đó chỉ ra được các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ của bản thân doanh nghiệp khi tham gia và cuộc đàm phán, từ đó đề ra các mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đạt được thông qua cuộc đàm phán. Khi lập mục tiêu cần chú ý là mục tiêu cần có tính co giãn, nếu trong thương lượng thiếu chỗ để quay lại thì sẽ gặp phân rẽ khiến cho đàm phán bị “đẻ non”.
* Chuẩn bị biện pháp dự phòng tốt nhất để tiến tới sự thoả thuận (BATNA – Best Alternative to a Negotiated/ No Agreement). Ví dụ, nếu bạn được một công ty mời làm việc với mức lương bằng 2% so với mức lương hiện tại của bạn, bạn sẽ cảm thấy tự tin khi đàm phán một mức cao hơn vì bạn đã có biện pháp dự phòng rồi – tiếp tục công việc cũ mà bạn vẫn thích. Dựa trên biện pháp dự phòng để bạn chấp nhận hoặc không các vấn đề trong đàm phán.
* Lựa chọn chiến lược – là đường lối, phương hướng, chương trình hành động nhằm đạt mục tiêu đề ra như: Chiến lược “Cộng tác”; Chiến lược “Thỏa hiệp”; Chiến lược “Hòa giải” ; Chiến lược “Kiểm soát”; Chiến lược “Tránh né”
* Xây dựng chiến thuật – là danh sách bao gồm các biện pháp, phương pháp giải quyết những nhiệm vụ của từng giai đoạn. Bao gồm việc xác định địa điểm, thời gian, thành viên trong đoàn đàm phán, chuẩn bị thông tin và dữ liệu, tìm hiểu tập quán kinh doanh của các đối tác và ước lượng các hao phí cho buổi đàm phán…
* Đánh giá kết quả, phát hiện và xử lý kịp thời bế tắc trong quá trình đàm phán.
1.2. Chương trình đàm phán
1.2.1. Địa điểm đàm phán
Có thể nói, địa điểm đàm phán là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quá trình đàm phán. Nếu doanh nghiệp là người tổ chức đàm phán thì doanh nghiệp sẽ phải quyết định thời gian và địa điểm đàm phán. Đây được gọi là một điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nước sở tại vì họ có thể chọn thời gian và địa điểm phù hợp và thuận lợi nhất cho mình.
Thông thường, các cuộc đàm phán thường diễn ra tại trụ sở của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp cuộc đàm phán được thực hiện ở một địa điểm mà doanh nghiệp đi thuê.
Nếu đàm phán tại trụ sở của doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ có một số điều kiện thuận lợi sau:
– Sử dụng dễ dàng các phương tiện thông tin liên lạc, nguồn tài liệu của doanh nghiệp.
– Việc kiểm tra các thông tin do đối tác cung cấp sẽ dễ dàng hơn.
– Tạo cảm giác gần gũi, quen thuộc, ổn định về thể chất và tinh thần.
– Dễ dàng trao đổi với cấp trên về tình hình đàm phán.
Nếu đàm phán ở một địa điểm trung lập, các bên sẽ có những thuận lợi sau:
– Có được một không khí dễ chịu, thoải mái trong cuộc đàm phán.
– Các bên đàm phán có thể tập trung tư tưởng hơn vì không còn cảm giác “chủ – khách”.
Tuy vậy cũng cần phải lưu ý một số vấn đề về địa điểm họp:
– Tránh bố trí phòng họp ở những nơi quá nóng hay quá lạnh, quá ồn ào, quá chật chội, quá tối hay quá sáng.
– Phòng họp cần có các thiết bị nghe nhìn cần thiết như bảng viết, bảng giấy, máy chiếu, máy thu hình,…
– Bố trí chỗ ngồi cho phù hợp với từng loại hình cuộc họp.
Ngoài ra cần chuẩn bị trà nước, tiếp tân, ăn nhẹ, ăn trưa (nếu có):
– Chuẩn bị các nghi lễ đón, tiếp, tiễn các vị khách.
– Đăng ký chỗ ăn, chỗ ở tại khách sạn (nếu có).
– Lên danh sách những người trực tiếp phục vụ (phụ trách vật tư, bảo vệ, thư ký, nhân viên tạp dịch, bác sĩ, y tá, lái xe,…)
– Tốt nhất nên dùng bàn tròn hoặc oval.
– Trong trường hợp chỉ có bàn hình chữ nhật, tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ vì các thành viên của hai phái đoàn luôn phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh.
– Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là 1,5 đến 3m. Đây được gọi là “cự ly xã hội”. Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán.
1.2.2. Chương trình nghị sự
Chương trình nghị sự là một danh sách chính thức bao gồm các mục tiêu phải đạt được hoặc các nội dung được sắp xếp theo một trình tự nhất định sẽ được thảo luận trong cuộc đàm phán. Chương trình nghị sự có thể được lên kế hoạch chính thức và rõ ràng hoặc không chính thức và được điều chỉnh linh hoạt trong mỗi cuộc đàm phán. Một chương trình nghị sự có thể được sự dụng để kiểm soát cuộc đàm phán.
1.2.3. Sắp xếp thời gian
Về việc sắp đạt thời gian đàm phán, doanh nghiệp nước sở tại cần xem xét thời gian nào trong ngày là phù hợp nhất cho mình và đối tác. Phải lên thời gian biểu rõ ràng cho quá trình đàm phán, cần chú ý đến những vấn đề có ảnh hưởng đến quá trình di chuyển, tham dự của các bên đến quá trình đàm phán như: thời gian đi lại, dự trù thời gian kẹt, thời gian nghỉ giữa đàm phán…. Đôi khi bữa ăn trưa cũng được coi là một hình thức của đàm phán (nếu hai bên tiếp tục thảo luận về công việc tại bàn ăn).
Ngoài ra, có thể chú ý đến một số kinh nghiệm sau:
– Thực tế, không có quy định về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là nên tổ chức vào buổi sáng.
– Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm tinh mơ hay tối muộn.
– Tránh đi trễ, nếu không bạn sẽ bị xem là không chuyên nghiệp, thậm chí có thể coi là không tôn trọng đối tác.
– Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng. Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút. Trong khoảng thời gian này bạn có thể mời khách uống trà hoặc cà phê. Hạn chế tối đa việc hút thuốc nếu có thể
Trong phần lập kế hoạch đàm phán, doanh nghiệp nên đặt ra mục tiêu ngày nào, buổi nào cần đạt được điều gì và điều gì nên thỏa thuận trước, điều gì nên thỏa thuận sau.
1.2.4. Các thành viên của đoàn đàm phán
– Phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ý đến người này nhiều nhất.
– Chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình. Nếu chọn đúng các thành viên tham gia, bạn sẽ nắm trong tay 80% thành công, ngược lại hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn.
– Số thành viên của hai đoàn đàm phán nên bằng nhau.
1.2.5. Các dữ liệu cùng chia sẻ và thông tin bằng văn bản
Các tài liệu cần thiết phải có sự chuẩn bị trước của đối tác cần gửi đến cho đối tác trước thời gian cuộc đàm phán được tổ chức. Những tài liệu cần có sự nghiên cứu kỹ lưỡng nên được in ấn đủ số lượng, thông qua ý kiến lãnh đạo, gửi đến trước cho các thành viên tham gia đàm phán để họ có thời gian đọc, nghiên cứu và chuẩn bị.
Ngoài ra, cần chuẩn bị các tài liệu phát tại chỗ khi đàm phán như:
– Danh thiếp, brochure, catalogue…
– Price list bao gồm các thông tin giá cả, thông tin về thành phần, quy cách sản phẩm, đóng gói, số lượng/container, thời gian giao hàng (lead time), P&A…
– Form/mẫu ghi chép hoặc sổ ghi chép.
1.2.6. Các tập quán kinh doanh
Các tập quán kinh doanh mang yếu tố văn hoá đặc trưng cho từng quốc gia có vai trò quan trọng trong các cuộc đàm phán kinh doanh, đặc biệt trong kinh doanh quốc tế. Dưới đây xin giới thiệu một số đặc điểm quan trọng nhất của các yếu tố này.
• Thời gian: Thời gian có ý nghĩa và tầm quan trọng khác nhau trong các nền văn hoá khác nhau, điều đó ảnh hưởng tới tốc độ đàm phán và thời gian bắt đầu các cuộc gặp mặt. Việc quan trọng đối với các nhà đàm phán là phải có trước những thông tin về hành vi liên quan tới vấn đề thời gian của đối tác. Điều đó giúp họ sắp đặt thời gian của mình cũng như có đủ kiên nhẫn và không cáu giận trong quá trình đàm phán.
• Vai trò cá nhân so với vai trò tập thể: Có sự khác biệt rất lớn về vấn đề này ở các quốc gia có nền văn hoá khác nhau. Trong đàm phán, điều quan trọng là phải có kiến thức về đặc trưng văn hoá này, vì nó sẽ giúp ta hiểu được hành vi của bên kia và đề ra được một chiến lược có hiệu quả. Biết được phía đối tác tìm kiếm một giải pháp tập thể hay lợi ích cá nhân sẽ có ích cho việc trình bày các lý lẽ và thuyết phục đối tác.
• Cách giao tiếp: Các nền văn hoá khác nhau có những cách thức giao tiếp khác nhau, như: giao tiếp trực tiếp khác với giao tiếp gián tiếp và giao tiếp cởi mở khác với giao tiếp ẩn ý. Những điều đó có liên quan đến văn hoá cũng như ngôn ngữ trong từng bối cảnh cụ thể. Một số ngôn ngữ có truyền thống là mập mờ và người ngoài thấy khó mà giao tiếp được với những người sử dụng ngôn ngữ đó. Những ngôn ngữ kiểu như “có thể”, “có lẽ”, “hơn là”, “tôi sẽ để tâm đến đó”,…là ví dụ về sự mơ hồ trong giao tiếp và đàm phán quốc tế. Một số ngôn ngữ, ví dụ như một số ngôn ngữ Ả Rập và Châu Á có truyền thống chứa đựng những phóng đại, những ẩn dụ, bóng gió và sự lặp lại, có thể gây nhầm lẫn cho người phương Tây. Vì vậy, điều quan trọng phải nhận thức được những khía cạnh đó và tìm hiểu được ẩn ý. Hiểu biết về cách giao tiếp có thể giúp cải thiện được quá trình và hiệu quả đàm phán.
• Ý nghĩa của các quan hệ cá nhân: Các quốc gia khác nhau thì các quan hệ cá nhân trong đàm phán có tầm quan trọng khác nhau. Ở nhiều nước phương Tây, các nhà đàm phán quan tâm hơn đến những vấn đề trước mắt và quan hệ giữa các tổ chức công ty trong tương lai mà không quan tâm xem ai là đại diện cho các công ty đó. Trong khi đó ở một số quốc gia Châu Á, nhân cách người đàm phán lại quan trọng hơn là tổ chức mà anh ta đại diện hay là tầm quan trọng của vấn đề. Vì vậy, ý nghĩa của quan hệ cá nhân có thể khác nhau trong các cuộc đàm phán khác nhau.
1.2.7. Hao phí của đoàn đàm phán và số buổi đàm phán
Hao phí của đoàn đàm phán và số buổi đàm phán cần được tính toán sao cho phù hợp với khả năng của doanh nghiệp, tính chất quan trọng của buổi đàm phán, tính chất phức tạp của nội dung cần đàm phán…
1.3. Điều chỉnh kế hoạch, chương trình đàm phán
Bất cứ đoàn đàm phán nào cũng vậy, sau mỗi buổi làm việc đều cần phải có cuộc họp để thảo luận về các kết quả đàm phán đạt được trong ngày, phương pháp và thủ tục xử lý các hạng mục còn trống, chuẩn bị báo cáo các kết quả đàm phán, những thiếu sót trong đàm phán của ngày hôm đó, đề ra các biện pháp có hiệu quả nhằm tránh vấp lại những thiếu sót đó.
2 Tổ chức nghỉ ngơi và giải trí trong chương trình đàm phán
Vấn đề nghỉ ngơi và giải trí trong quá trình đàm phán rất cần được lưu ý và quan tâm thích đáng.
Người tổ chức đàm phán, bằng cách này nay cách khác, phải nắm được những thông tin về thói quen nghỉ ngơi và giải trí của mình cũng như của đối tác. Những thông tin về nghỉ ngơi và giải trí bao gồm:
– Nhu cầu giải trí và nghỉ ngơi của đối tác là gì?
– Khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đến đâu?
– Giải trí như thế nào?
– Bố trí vài thời gian nào?
– Có nên tiếp tục bàn công việc vào lúc giải trí không?
– Thành phần tham gia giải trí cùng với đối tác là những ai?
Thông thường, khi đón đối tác lần đầu tiên hay sau buổi làm việc đầu tiên, các bên thường thăm dò và đề nghị với nhau những chương trình giải trí và nghỉ ngơi ngoài công việc. Những câu hỏi đại loại như: “Ngài có thích dùng một bữa cơm Việt Nam vào tối nay hay không?” hoặc là “Ngài định dùng gì cho bữa tối nay?” hoặc “Ngài có muốn đi thăm nơi nào đó ở Hà Nội không?” hoặc “Ngài sẽ làm gì vào buổi nghỉ ngơi ngày mai?” trong mọi trường hợp, luôn được đánh giá là một câu hỏi lịch sự và được đối tác đánh giá cao.
Ví dụ: Mời ăn tối, giải trí, thi hát karaoke thậm chí uống rượu mạnh có thể giúp xây dựng mối quan hệ thân thiện với đối tác Hàn Quốc. Từ chối tham gia vào các hoạt động này có thể được xem như là bạn không quan tâm đến việc làm ăn với đối tác. Mặc dù việc kinh doanh không được thảo luận trên bàn tiệc nhưng vẫn có những ngoại lệ. Đối tác Hàn Quốc xem đây là cơ hội để truyền đạt những thông điệp quan trọng hoặc là dịp tranh luận để giải quyết những vướng mắc. Đôi khi họ cũng tranh thủ tìm thông tin từ bạn để củng cố vị thế của họ trên bàn đàm phán. Khi bạn muốn đề phòng, bạn không nên trả lời thẳng vào vấn đề nhưng cũng đừng bao giờ tỏ dấu hiệu là bạn còn nghi ngờ
Ở Nhật Bản, không ít những cuộc thoả thuận được tiến hành dưới hình thức những bữa ăn tối. Có khi người Nhật vừa chúc rượu vừa bàn bạc chuyện kinh doanh đến tận những chi tiết cụ thể, bữa ăn tối cũng còn là dịp để trao đổi thông tin.