Quá trình đấu thầu gồm 3 bước chính:
1. Chuẩn bị ĐT
2. Tổ chức DDT và đánh giá các HSDT
3. Ki kết HĐ giữa bên mời thầu và bên trúng thầu
Cụ thể như sau:
1. Bước 1: Chuẩn bị ĐT
1.1. Chuẩn bị của bên tổ chức ĐT
1.1.1. Chuẩn bị nhân sự cho ĐT: nhân sự được lựa chọn phải là những người:
– Am hiểu quy định PL về ĐT, có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực của gói thầu…
– Có thể thuộc biên chế của bên mời thầu hoặc thuê ngoài với số lượng và yêu cầu cụ thể là tùy thuộc vào điều kiện của từng gói thầu.
1.1.2. Sơ tuyển nhà thầu hoặc chuẩn bị danh sách ngắn
* Sơ tuyển nhà thầu:
– Đối với những gói thầu có quy mô lớn hoặc yêu cầu kỹ thuật phức tạp
– Mục đích sơ tuyển: Lựa chọn nhà thầy có năng lực phù hợp tham gia đấu thầu.
– Thông thường, hồ sơ mời sơ tuyển chỉ để cập những vấn đề chung về năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, năng lực tài chính của nhà thầu.
* Chuẩn bị danh sách ngắn: Khi áp dụng hình thức cạnh tranh hạn chế để chọn 1 số nhà thầu nhất định tham gia đấu thầu và danh sách này gọi là danh sách ngắn.
-Việc xđ danh sách ngắn là dựa hoàn toàn vào ý kiến chủ quan của bên mời thầu trong khi sơ tuyển nhà thầu lại dựa trên các thông tin trong HS dự sơ tuyển do các nhà thầu cung cấp.
1.1.3. Chuẩn bị HSMT và tiêu chí đánh giá HSDT.
HSMT có vai trò quyết định kết quả của quá trình ĐT. Việc chuẩn bị HSMT là bắt buộc đối với tất cả các gói thầu trừ trường hợp đặc biệt như gói thầu tự thực hiện hay hợp đồng trực tiếp.
1.1.4. Mời thầu.
Chuẩn bị tài liệu mời thầu: tài liệu bao gồm
– Thư mời thầu
– Hướng dẫn cho các ứng thầu
– Điều kiện hợp đồng
– Đặc điểm kỹ thuật
– Lịch biểu các thông tin bổ sung
– Các bản vẽ
– Bảng kê số lượng
– Số liệu,thông tin
– Mẫu đơn và phụ lục
Sau khi tiến hành lập xong hồ sơ mời thầu,bên mời thầu lập tờ trình phê duyệt Hồ sơ mời thầu lên chủ đầu tư,tiến hành phê duyệt.
1.2. Chuẩn bị của nhà thầu
1.2.1. Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu
1.2.2. Chuẩn bị dự sơ tuyển: Chuẩn bị theo các yêu cầu trong hồ sơ sơ tuyển mà nhầu thầu yêu cầu. Nội dung thông thường của bộ HS dự sơ tuyển gồm: Đơn dự sơ tuyển, Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.
1.2.3. Chuẩn bị HSDT
– Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và được nộp cho bên mời thầu theo quy định nêu trong hồ sơ mời thầu. Các tài liệu thường có trong bộ HSDT gồm:
– Đơn dự thầu (theo mẫu qui định trong Phần 2)
– Bảo lãnh dự thầu
– Bảng giá dự thầu theo mẫu quy định
– Bản kê xác nhận đã nhận đủ các phần của Hồ sơ mời thầu kể cả văn bản làm rõ, bổ sung.
– Thông tin về tư cách pháp nhân, năng lực, kinh nghiệm
– Tổ chức công trường và các giải pháp kỹ thuật.
– Các phương án thay thế khi được phép
– Và mọi tài liệu khác mà Nhà thầu được yêu cầu phải hoàn thành và đệ trình, được qui định trong Bảng Dữ liệu đấu thầu.
1.2.4. Chuẩn bị dự thầu: Gồm các công việc như mua HSDT, nộp bảo lãnh dự thầu…
2. Bước 2: Tổ chức đầu thầu và đánh giá HSDT.
*Tổ chức đấu thầu
2.1. Các công việc của bên mời thầu.
2.1.1. Phát hành HSMT.
Hồ sơ mời thầu là tài liệu do chủ đầu tư lập và phát hành cho nhà thầu để làm căn cứ chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
Chủ đầu tư có thể giao cho đơn vị chuyên môn trực thuộc hoặc thuê tổ chức, cá nhân lập hồ sơ mời thầu. Nội dung hồ sơ mời thầu gồm:
1. Thông tin về gói thầu;
2. Các yêu cầu nhà thầu kê khai, đề xuất;
3. Chỉ dẫn đối với nhà thầu.
Phát hành HSMT là việc bên mời thầu tổ chức bán bộ HSMT cho các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi, cho các nhà thầu theo danh sách được mời tham gia đấu thầu hạn chế hoặc cho các nhà thầu đã vượt qua bước sơ tuyển.
2.1.2. Tổ chức và quản lí hồ sơ dự thầu.
– Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu là việc nhận các hồ sơ dự thầu và bảo quản, bảo mật các hồ sơ đó
– HSDT được giao nhận bằng biên bản có chữ kí và xác nhận của các bên và được quản lí theo chế độ quản lí hồ sơ mật
– Chủ đầu tư không tiếp nhận các HSDT gửi đến sau thời điểm hết hạn nộp HSDT do lỗi của nhà thầu, bưu điện, hoặc do các nguyên nhân khác. Thời điểm hết hạn nộp HSDT (thời điểm đóng thầu) được quy định trong HSMT
2.1.3. Mở thầu.
– Mở thầu là: hoạt động mở các túi hồ sơ dự thầu, công khai các thông tin trong hồ sơ dự thầu, lập và xác nhận biên bản mở thầu.
– Thời gian mở thầu: Việc mở thầu phải được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu theo ngày, giờ, địa điểm quy định trong hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của những người có mặt và không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu được mời. Bên mời thầu có thể mời đại diện các cơ quan liên quan đến tham dự lễ mở thầu.
2.2. Các công việc của bên dự thầu.
2.2.1. Mua HSDT do bên mời thầu phát hành
2.2.2. Hoàn chỉnh và nộp HSDT: hoàn chỉnh các nội dung theo HSDT đã được mua gồm các nội dung theo như yêu cầu trong HSMT.
2.2.3. Tham gia mở thầu: Cử thành viên đại diện tham gia lễ mở thầu.
*Đánh giá HSDT và công bố kết quả lựa chọn nhà thầu.
– Sau khi tiếp nhận HSDT, bên mời thầu tiến hành đánh giá các HSDT.
– Đánh giá HSDT là việc bên mời thầu xem xét các HSDT trên cơ sở các yêu cầu được đặt ra trong HSMT.
– Mục đích của việc này là nhằm lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất để thực hiện gói thầu.
– Sau khi kết thúc đánh giá HSDT, bên mời thầu có thể chọn 1 hoặc nhiều nhà thầu trúng thầu hoặc không có nhà thầu nào trúng thầu.
– Sau khi kết quả được thẩm định phê duyệt ( người có thẩm quyền phê duyệt là chủ đầu tư hoặc người ký quyết định đầu tư hoặc người được ủy quyền). Bên mời thầu cần thông báo kết quả này bằng văn bản cho tất cả các bên nhà thầu tham gia dự thầu.
3. Bước 3: Ký kết hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu.
Sau khi bên mời thầu chọn được nhà thầu thì hai bên cần cùng nhau hoàn thiện hợp đồng để ký kết. Việc hoàn thiện HĐ được tiến hành trên những yêu cầu trong HSMT, nhu cầu phát sinh khối lượng công việc trong thực tế, đề xuất của nhà thầu nêu trong HSDT và một số căn cứ khác.
Nếu không có nhà thầu nào trúng thầu thì bên mời thầu có thể phải thay đổi hình thức lựa chọn nhà thầu và tiến hành lại các bước trên.