Hỏi/Đáp: Các nội dung chính trong Hồ sơ mời thầu bao gồm những gì? Nếu bạn là chủ doanh nghiệp tư nhân, bạn sẽ yêu cầu nhân viên lưu ý những điểm gì khi chuẩn bị hồ sơ mời thầu?
Trả lời
I. Các nội dung chính trong HỒ SƠ MỜI THẦU.
Hồ sơ mời thầu bao gồm:
1. Thư mời thầu/ thông báo mời thầu
2. Mẫu đơn dự thầu;
3. Chỉ dẫn đối với nhà thầu;
4. Bản mô tả đặc tính hàng hóa
5. Bản vẽ thiết kế trong điều kiện cần thiết
6. Mẫu bảo đảm dự thầu và bảo đảm thực hiện hợp đồng
7. Bản dự thảo hợp đồng
8. Các tài liệu liên quan khác
a. Các điều kiện ưu đãi (nếu có);
b. Các loại thuế theo quy định của pháp luật;
c. Các yêu cầu về công nghệ, vật tư, thiết bị, hàng hóa, tính năng kỹ thuật và nguồn gốc;
d. Biểu giá;
e. Tiêu chuẩn đánh giá (bao gồm cả phương pháp và cách thức quy đổi về cùng mặt bằng để xác định giá đánh giá);
f. Mẫu bảo lãnh dự thầu;
– Thư mời thầu/ Thông báo mời thầu
Thư mời thầu có vai trò cung cấp các thông tin khái quát về gói thầu, về bên mời thầu cũng như một số yêu cầu cơ bản đối với nhà thầu khi tham gia dự thầu
– Mẫu đơn dự thầu
Tài liệu này không mang tính bắt buộc trong hồ sơ mời thầu, tuy nhiên để giúp cho bên mời thầu nhanh chóng tổng hợp những thông tin cơ bản về điều kiện tham gia dự thầu của các nhà thầu đồng thời tăng thêm tính nhất quán của hồ sơ dự thầu, bên mời thầu cần soạn thảo một mẫu đơn dự thầu với những nội dung ngắn gọn, rõ ràng để các nhà thầu điền các thông tin cần thiết.
– Chỉ dẫn đối với các nhà thầu
Nội dung của tài liệu này phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể của gói thầu. Những chỉ dẫn có thể là: yêu cầu về năng lực kỹ thuật và tài chính của nhà thầu, cách thức chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu, các quy định về loại bỏ hồ sơ dự thầu, quyền hạn và nghĩa vụ các bên, yêu cầu về biên pháp thực hiện gói thầu, tiêu chuẩn kỹ thuật đối với gói thầu,…Chỉ dẫn cho các nhà thầu càng cụ thể và đầy đủ thì các nhà thầu càng dễ dàng trong việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì những chỉ dẫn quá cụ thể sẽ hạn chế tính sáng tạo của các nhà thầu khi đưa ra đề xuất dự thầu.
– Hồ sơ thiết kế kỹ thuật và bản tiên lượng(đối với gói thầu xây lắp)
Đối với các gói thầu xây lắp thì bản thiết kế kỹ thuật và bản tiên lượng có vai trò giống như Điều khoản tham chiếu trong hồ sơ mời thầu của gói thấu dịch vụ tư vẫn, nó phản ánh số lượng và chất lượng công trình. Bản tiên lượng là bản dự toán số lượng và khối lượng từng loại công việc mà nhà thầu phải thực hiện, nó là cơ sở để các nhà thầu tính toán giá dự thầu và là cơ sở để bên mời thầu phải thực hiện, nó là cơ sở để các nhà thầu tính toán giá dự thầu và là cơ sở để bên dự thầu đánh giá các hồ sơ dự thầu.
– Mẫu bảo đảm dự thầu và bảo đảm thực hiện hợp đồng
Bảo đảm dự thầu là một khoản tiền dưới nhiều hình thức khác nhau (như tiền mặt, giấy bảo lãnh của ngân hang, các giấy tờ có giá trị khác) mà các nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu khi tham gia đấu thầu để đảm bảo rằng các nhà thầu sẽ tham gia nghiêm túc. Khoản tiền này sẽ được trả lại cho các nhà thầu không trúng thầu và không vi phạm những cam kết hoặc các quy định cụ thể.
Giá trị của bảo đảm dự thầu có thể được tính theo nhiều cách: dựa trên một tỷ lệ phần trăm nào đó của giá gói thầu hoặc giá dự thầu hoặc là một giá trị cố định do bên mời thầu đề xuất.
Bảo đảm thực hiện hợp đồng là một khoản tiền mà nhà thầu trúng thầu phải nộp cho bên mời thầu trước khi thực hiện hợp đồng để đảm bảo rằng nhà thầu sẽ thực hiện nghiêm túc hợp đồng. Hình thức phổ biến của bảo lãnh thực hiện hợp đồng bảo lãnh do các ngân hàng cấp và thường có giá trị khoảng 10% giá trị của hợp đồng đã ký.
Để các điều kiện bảo đảm là như nhau cho tất cả các nhà thầu khi tham gia đấu thầu thì bên mời thầu cần soạn mẫu các bảo đảm. Điều kiện bảo lãnh phải phù hợp với các quy định chung về đấu thầu do tổ chức quản lý vốn ban hành cũng như các thông lệ về đấu thầu.
– Bản dự thảo hợp đồng
Bản dự thảo hợp đồng có vai trò giúp cho các bên tham gia đấu thầu biết trước được những điều khoản của hợp đồng sẽ được ký kết sau này, do đó sẽ tiết kiệm thời gian cho việc hoàn thiện hợp đồng.
II. Những lưu ý khi chuẩn bị HỒ SƠ MỜI THẦU.
– Tùy theo từng hình thức gói thầu cụ thể mà nội dung của hồ sơ mời thầu sẽ có những điểm khác biệt ví dụ như hồ sơ mời thầu gói thầu tư vấn phải có yêu cầu về kinh nghiệm.
– Phải ghi đầy đủ và rõ ràng các yêu cầu đối với các nhà thầu muốn dự thầu trong hồ sơ.
– Tránh các yêu cầu quá chung chung, gây hiểu lầm cho các nhà thầu tham gia đấu thầu.
– Hồ sơ mời thầu phải chỉ rõ những tiêu chí nào, ngoài giá cả, sẽ được xem xét khi xét thầu, và các tiêu chí đó sẽ được định lượng hoặc đánh giá như thế nào.